3 Formas de organización de un proyecto
La organización del proyecto: ¿En qué consiste? ¿Qué beneficios puede aportar a su empresa?
Las empresas muestran un interés creciente por la gestión de proyectos. En un entorno competitivo, la ejecución eficaz de los proyectos y la optimización de los procesos de trabajo se convierten cada vez más en una ventaja competitiva. Existen 3 formas de organización de proyectos que garantizan la continuidad de la empresa
En este artículo encontrará información básica sobre la organización de proyectos. También descubrirá una breve comparación de las herramientas de gestión de proyectos. Podrá mejorar su rendimiento a lo largo de todo el proceso de trabajo y hacer posible una gestión eficaz de la calidad de su proyecto.
¿Qué es la organización de proyectos? Definición
El término organización de proyectos se refiere a
Sistema de competencias para la realización de tareas temporales y complejas (proyectos).
Gabler Wirtschaftslexikon
A diferencia de la organización continua de una empresa o departamento, la organización por proyectos presenta algunas características especiales. Un proyecto está limitado en el tiempo. Es una acción puntual, tiene un objetivo específico y un marco financiero y de personal claro.
La estructura organizativa de un proyecto depende del alcance del mismo, de las fases previstas, de las capacidades de la empresa y de la duración del proyecto. Esto puede resumirse en la estructura de desglose del trabajo.
¿Qué formas de organización de proyectos existen?
Existen tres formas diferentes de organización de proyectos:
- Organización pura del proyecto;
- Organización de proyectos de personal;
- organización matricial de proyectos.
Organización pura de proyectos
La organización de proyecto pura, también conocida como organización de proyecto autónoma, se utiliza principalmente para grandes proyectos. En este tipo de organización, el director del proyecto (PMO) tiene plena responsabilidad sobre los objetivos, así como autoridad disciplinaria y técnica. Empleados de distintas áreas de la empresa son externalizados de su departamento original específicamente para este proyecto. El proyecto es un departamento o una empresa independiente durante un periodo de tiempo limitado, es decir, una empresa orientada a proyectos.
Este tipo de organización puede representarse esquemáticamente de la siguiente manera:
| Ventajas | Desventajas |
| Gran identificación de los participantes con el proyecto | Esfuerzo necesario para reintegrar a los equipos del proyecto en la organización de línea |
| Autorizaciones y responsabilidades sencillas | A menudo es difícil el intercambio de conocimientos entre departamentos |
| Canales de comunicación directos | La reintegración de los empleados en el antiguo departamento suele ser problemática |
Organización de proyectos por líneas de personal
La organización en línea de personal -también conocida como organización de proyectos por influencia- es especialmente adecuada para proyectos pequeños. En lugar de elegir a los miembros de los departamentos, las tareas individuales se asignan al departamento correspondiente. El director del proyecto sólo tiene una función de coordinación y asesoramiento y puede dirigirse a la dirección de la empresa. La denominación "línea de personal" hace referencia al vínculo entre la dirección de la empresa y la dirección del departamento. Los dos elementos de la empresa organizan y negocian el proyecto.
La organización de la línea de personal puede ilustrarse mediante el siguiente diagrama:
| Ventajas | Desventajas |
| No se modifica la estructura de la organización central | El director de proyecto no tiene autoridad directa |
| Gran flexibilidad en la asignación de recursos | Esfuerzo de coordinación |
| Intercambio sencillo de conocimientos entre departamentos | Las medidas son difíciles de aplicar |
Organización matricial de proyectos
En la organización matricial, los poderes de la dirección de departamento y la dirección de proyecto se solapan. Los jefes de departamento conservan el mando sobre sus empleados, que también permanecen en los departamentos durante el proyecto. En esta estructura organizativa, sin embargo, los jefes de proyecto también tienen autoridad disciplinaria dentro del proyecto. Pueden asignar tareas al personal del proyecto.
Como su nombre indica, esta forma de organización puede representarse como una matriz:
| Ventajas | Desventajas |
| La reintegración tras la finalización del proyecto es más fácil ya que los empleados permanecen en sus departamentos | Posibles conflictos con diferentes objetivos departamentales y del proyecto |
| Asignación flexible de recursos | Riesgo de sobrecarga de los empleados (debido al doble papel en la organización matriz y la matriz) |
| Posibilidad de intercambio de conocimientos entre el proyecto y la organización matriz |
Consejos: ¿Cómo organizar un proyecto?
Para trabajar eficazmente en un proyecto y garantizar el éxito de su gestión, debe tener en cuenta algunos aspectos para aumentar el rendimiento general de sus equipos de proyecto:
- Métodos ágiles: organice sus tareas según "pendientes", "en curso" y "completadas" para simplificar la gestión de su proyecto. El tablero Kanban sigue exactamente este patrón. Se adapta al 80% de los proyectos de la empresa (proyectos informáticos, marketing, comunicación, etc.).
- Comunicación eficaz para una mejor colaboración: Algunas soluciones incluyen un mensajero o están vinculadas a tu cuenta de correo electrónico. Se puede reducir el número de herramientas que se utilizan e integrar todo en un entorno estandarizado.
- Centralizar la información: Gestiona todos los archivos y datos de tu proyecto en la misma aplicación. Así no olvidará nada y podrá encontrar rápidamente todos los datos que necesite.
- Analice su proyecto y su progreso mediante indicadores en un cuadro de mandos. Puede realizar presupuestos y determinar fácilmente si se están cumpliendo los plazos o qué recursos pueden faltar.
¿Qué organización de proyectos es la adecuada para mi empresa?
Elegir el tipo de organización de un proyecto puede resultar difícil, porque los proyectos son tan individuales como usted: ¡todo depende de su empresa!
Definir la organización perfecta para un proyecto no es tarea fácil. Esto se debe a que cada idea, cada equipo de proyecto y cada empresa tienen características, necesidades, restricciones y estructuras específicas .
La estandarización general sólo es posible hasta cierto punto. El conocimiento de estos aspectos individuales es esencial para el éxito de la organización del proyecto y la viabilidad de su trabajo.
La planificación, elaboración y desarrollo de una idea pueden facilitarse con la ayuda de un software de gestión para la administración de proyectos.
Sus gestores de proyectos y todos los demás empleados implicados en el proyecto se lo agradecerán. ¡Pruébelo usted mismo!
Información general: Software para la organización de proyectos
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Meistertask es una completa aplicación para la gestión y organización de proyectos. Puede visualizar sus proyectos en una amplia variedad de vistas, como Kanban o como lista de tareas.
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Teamleader
Teamleader facilita el trabajo administrativo de los empresarios y permite coordinar una gran variedad de procesos de trabajo. Además de los módulos de CRM, gestión de contactos, registro del tiempo y gestión de clientes potenciales, también ofrece un planificador de tareas y proyectos.
Artículo traducido del alemán