¿Cómo elaborar un plan de proyecto? Nuestros consejos
Dado que cualquier gestión de proyectos requiere partir de una base sólida y saber en qué dirección se va, es esencial establecer de antemano un plan de proyecto.
Pero, ¿cómo?
En un entorno competitivo en el que las empresas tienen que trabajar en proyectos cada vez más complejos e innovadores, ¿cómo asegurarse de tener en cuenta todos los elementos esenciales para llevarlos a cabo con éxito? ¿Es posible considerar con precisión todas las tareas que hay que realizar, los plazos que hay que cumplir y los recursos que hay que asignar?
La respuesta es afirmativa.
Sin embargo, para lograrlo, una correcta planificación del proyecto requiere el seguimiento de una metodología precisa y estructurada.
En este artículo explicamos cómo planificar las fases de un proyecto para llegar a un resultado final satisfactorio. Y como esta actividad requiere la ejecución de una serie de tareas bastante complejas, también presentamos una selección de software de apoyo y una plantilla Excel del diagrama de Gantt.
Pero antes de seguir adelante, volvamos con más detalle a la definición y las ventajas de la planificación de proyectos.
¿Qué es un plan de proyecto?
El ciclo de vida de un proyecto consta de varias fases. Sin embargo, antes de empezar a trabajar en el proyecto propiamente dicho, hay que sumergirse en la fase esencial del proceso de planificación del proyecto.
Planificar un proyecto consiste en
- identificar las distintas tareas
- priorizarlas
- definir su duración y plazo
- determinar los costes y los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto
- planificar claramente todas las etapas
Este trabajo preparatorio requiere un alto grado de precisión, pero tiene muchas ventajas para el gestor del proyecto.
¿Cuáles son las ventajas de un plan de proyecto?
Presentado generalmente en forma de tabla o gráfico para ser más visual, un plan de proyecto incluye los datos esenciales. Al proporcionar a los equipos una visión de conjunto, les permite
- estructurar las ideas de antemano. De hecho, la planificación requiere plantearse una serie de preguntas. ¿Qué tareas son realmente esenciales para la realización del proyecto? ¿Cuáles son superfluas? ¿Qué recursos hay que buscar? ¿Cuál debe ser el resultado final? Planificar un proyecto significa organizar las ideas.
- Controlar con precisión el avance del proyecto. Sobre la base de un calendario del proyecto, puede identificar en el transcurso del mismo qué objetivos se han alcanzado o no y reaccionar en consecuencia. Además, es mejor prever el impacto de los problemas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
- Fomentar la comunicación y el trabajo en colaboración. Todos los agentes del proyecto pueden consultar el programa para gestionar sus actividades diarias. Además, pueden identificar más fácilmente su lugar en el proyecto, la jerarquía de tareas y, por tanto, el impacto de su trabajo.
- Asignar los recursos adecuados. Al incluir factores como la duración de cada tarea o los posibles solapamientos entre ellas, la planificación permite llevar a cabo los proyectos de forma más realista, evitando así fuentes innecesarias de estrés.
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¿Cuáles son las fases de planificación de un proyecto?
Ahora que hemos visto todos los aspectos de la planificación de un proyecto, veamos las fases de su desarrollo.
Comprender el objetivo y las condiciones del proyecto
Comprender el objetivo del proyecto sigue siendo la base. Esta reflexión previa minimiza el riesgo, a lo largo del camino, de darse cuenta de que se ha ido en la dirección equivocada.
Antes de empezar a planificar, hay que tener claro
- los distintos productos, resultados esperados y plazos
- las necesidades de tiempo
- el presupuesto de que dispone
Dicho esto, podemos dar el siguiente paso.
Definir las distintas tareas que componen el proyecto
El éxito del proyecto depende en gran medida de este paso crucial.
💡 El método que puede ayudarte:
Para definir con precisión las distintas tareas que componen tu proyecto y asegurarte de que no te olvidas de ninguna, utiliza el método EDT (Estructura de Desglose del Trabajo).
Consiste en identificar los entregables más importantes y dividirlos en subconjuntos. A continuación, se desglosa cada uno de estos subconjuntos para definir las tareas o cometidos.
El método EDT en detalle:
Programación de tareas
Una vez identificadas todas las tareas, es hora de relacionarlas para poder ordenarlas . Esto se llama planificación de tareas.
En cada secuencia de tareas hay una tarea inicial y una tarea final, y todas las tareas intermedias están enlazadas por una secuencia lógica. Estos enlaces se dividen en cuatro tipos:
- Enlaces de extremo a extremo: la tarea B no puede iniciarse hasta que se haya completado la tarea A.
- Enlaces de extremo a extremo: la tarea B no puede completarse hasta que no finalice la tarea A. Sin embargo, no es obligatorio esperar a la finalización de A para el inicio de B.
- Enlaces de inicio a inicio: la actividad B no puede iniciarse hasta que se haya iniciado la actividad A. Por otra parte, no es obligatorio iniciar B al mismo tiempo que A.
- Conexiones de inicio a fin: la Actividad B no puede completarse hasta que se haya iniciado la Actividad A.
Tenga en cuenta que el director del proyecto puede planificar diferentes escenarios para programar las actividades. Por lo tanto, dependiendo del progreso del proyecto y de las dificultades encontradas, todavía es posible utilizar otro plan.
💡 La metodología :
La planificación de las actividades, sobre todo en proyectos complejos, suele realizarse mediante el diagrama PERT.
Generalmente utilizado en paralelo con el diagrama de Gantt, su construcción revela las conexiones e interdependencias entre las tareas, así como su tiempo de ejecución.
En la práctica, una tarea se representa mediante una flecha rodeada de dos nodos que materializan los pasos. Cada paso tiene una primera y una última fecha.
El método del diagrama PERT en detalle:
© R. Martelli
Estimación de la duración de cada tarea y proyecto
Con esta etapa decisiva se obtiene una visión correcta de la duración global del proyecto.
Sin embargo, requiere la implicación de todos los actores: cada uno es más capaz de proporcionar una estimación correcta del tiempo necesario para completar las tareas que le conciernen.
Además, hay que tener siempre en cuenta las distintas limitaciones de tiempo para optimizar la planificación. Por ejemplo, algunas tareas, por motivos legales, deben estar terminadas en una fecha determinada.
💡La metodología :
Mientras que el diagrama PERT visto anteriormente ayuda a determinar las fechas de inicio y fin de cada tarea, el método del camino crítico permite estimar la duración total del proyecto.
En efecto, hemos visto con el diagrama PERT cómo calcular el margen total de cada actividad (es decir, la diferencia entre la primera y la última fecha). Pero si un margen es 0, entonces la tarea en cuestión se encuentra en el Camino Crítico del proyecto .
En otras palabras, la secuencia de tareas en el Camino Crítico no debe retrasarse.
El método del camino crítico en detalle :
Asignación de recursos para las distintas tareas
La cuestión aquí es "¿quién hace qué?".
Para ello, defina el tiempo de trabajo que cada actor del proyecto (incluidos los proveedores de servicios externos) puede dedicar a la ejecución de las tareas, teniendo en cuenta todas las limitaciones: vacaciones, días festivos, tiempo dedicado a otras tareas, etc.
Organización de un calendario
Una vez completados los pasos anteriores, sólo queda construir el calendario.
💡La metodología :
Gracias al diagrama PERT, ahora puedes construir un diagrama de Gantt.
Éste representa en una tabla las diferentes tareas de un proyecto con barras horizontales, delimitadas por un principio y un final. Por tanto, ofrece una visualización clara y rápida del avance del proyecto.
El diagrama de Gantt también es una buena herramienta para visualizar los hitos, es decir, los puntos clave de parada en el ciclo de vida del proyecto (final de una fase, acontecimiento importante como el lanzamiento de un producto, presupuesto, etc.). Atención, una vez superado un hito, no hay vuelta atrás.
Por último, tenga en cuenta que para los proyectos pequeños, para los que se beneficia de una gestión sencilla del tiempo, es habitual utilizar directamente el diagrama de Gantt sin pasar por el diagrama PERT.
Cuáles son las herramientas para planificar su proyecto + plantilla Excel
EDT, Gantt... Ni que decir tiene que una hoja de papel o una pizarra blanca no bastan para elaborar un plan de proyecto legible y preciso. Por eso le presentamos algunas herramientas esenciales. La primera que se nos ocurre es Excel. Con una simple hoja de cálculo puedes dibujar un diagrama de Gantt básico. Aquí tiene nuestra plantilla gratuita de Excel:
Sin embargo, Excel muestra sus límites en proyectos más complejos debido a la facilidad con la que se pueden cometer errores. Por eso hoy presentamos algunos de los programas de gestión de proyectos más adecuados.
Software de gestión de proyectos
¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos para crear su plan de proyecto?
- Tienen en cuenta los múltiples parámetros del proyecto y facilitan la ejecución de las fases previamente desarrolladas;
- Son versátiles y también permiten garantizar el seguimiento posterior a la planificación y reaccionar más fácilmente en caso de problemas;
- Facilitan los intercambios y la comunicación entre los actores del proyecto.
Pero, ¿qué solución elegir en función de sus necesidades? Céntrese en algunos programas informáticos de eficacia probada.
Monday.com
Monday.com es un software de gestión de proyectos que se ha ganado la fama mundial y la confianza de algunas de las marcas más importantes del mercado. No eres tú quien se adapta a la plataforma, sino que ella se adapta a ti a través de las diferentes plantillas que pone a tu disposición. Gracias a esta herramienta, podrás "planificar, supervisar y colaborar" sin estrés.
Entre sus funcionalidades se incluyen:
- Seguimiento del tiempo
- Diversas posibilidades de visualización
- Cuadros de mando
Trello
Trello se posiciona como uno de los programas gratuitos de gestión de proyectos líderes en términos de representación visual. Por su facilidad de interacción, es una de las herramientas favoritas de estudiantes y profesionales para gestionar sus actividades.
Gracias a trello podrás:
- Disponer de visualización en modo Kanban
- Crear diagramas de Gantt
- Gestionar sus tareas
Gracias al plan de proyecto, ¡se acabaron las sorpresas desagradables!
Como habrá comprendido, planificar un proyecto implica tener en cuenta numerosas variables. Por lo tanto, debe asegurarse de aplicar estrictamente la metodología de gestión de proyectos requerida.
Por ello, le recomendamos que utilice programas informáticos que le acompañen de forma inteligente en sus procesos, evitando así los problemas de plazos, recursos y presupuestos que a veces son difíciles de prever.
Además, estos paquetes de software van más allá de una simple herramienta de planificación de tareas para incluir la gestión del proyecto en su conjunto: gestión del ciclo de vida del proyecto hasta su finalización, seguimiento de los KPI, intercambios colaborativos, compartición de documentos, etc.
Gracias a ellos, se acabaron las sorpresas desagradables para el gestor del proyecto y para todas las partes interesadas en general.
¿Y tú? ¿Qué metodologías y programas utilizas? ¡¡¡Cuéntanos tu experiencia!!!
Artículo traducido del italiano