Mantener la productividad de sus equipos en la era de la videoconferencia

Te levantas fresco por la mañana, preparado para la larga lista de tareas que te esperan hoy. Tareas que harás en cuanto acabes con las pocas reuniones que tienes en la agenda.

Al menos eso es lo que piensas. Porque poco a poco, las videollamadas para "hacer balance" o para "hacer una simple pregunta" se suman a todo lo demás. Y sin que te des cuenta, el día ha pasado y las tareas que querías abordar de frente por la mañana siguen esperándote pacientemente.

En una época en la que el trabajo a distancia y las videollamadas se están convirtiendo en la norma, a muchos nos resulta difícil romper este círculo vicioso.

Sería fácil culpar a nuestra aplicación de videoconferencia, a la que hacemos clic con frecuencia, de esta falta de productividad. Una aplicación a la que parece que dedicamos mucho más tiempo del que deberíamos. Pero a medida que nuestros días se alargan, nuestras agendas se vuelven más apretadas y no se vislumbra el final de la jornada laboral, sin duda ha llegado el momento de identificar la verdadera causa del problema.

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¿Te ayudará realmente esta llamada a ver la situación con más claridad?

Nuestras agendas ya estaban llenas de reuniones. Algunas de ellas tenían órdenes del día claros, y otras estaban un poco menos organizadas. Pero en un momento en que las organizaciones intentan adaptarse a nuevas condiciones de trabajo con equipos dispersos geográficamente, es habitual sentirse cada vez más abrumado por los acontecimientos.

Por desgracia, este miedo a perderse algo a menudo se materializa en forma de una serie de reuniones de sincronización para "hacer balance". Por videoconferencia. Continuas.

Pero antes de programar otra llamada, pregúntese: "¿Qué espero realmente de esta llamada?". Para muchos de nosotros, la respuesta está en una de las siguientes:

Hacer balance

Al haber perdido el ritmo al que te habías acostumbrado en la oficina, probablemente estés preocupado por el estado de un proyecto o incluso por la pérdida imprevista de uno de tus clientes.

Así que, en un esfuerzo por remediar la visita rápida a la oficina para "hacer una pregunta rápida", se han multiplicado las llamadas inocuas de 15 minutos para hacer balance.

Mantenerse al día

Ya no podemos permitirnos la comodidad de compartir oficina, donde tenemos la oportunidad de poner en práctica las decisiones tomadas, compartir los conocimientos acumulados y ver los progresos realizados.

Si no se dispone de un lugar de trabajo digital colaborativo con una fuente de información centralizada, a menudo usted y su equipo se ven abocados a la búsqueda de datos. Esto suele deberse a que nuestras herramientas -ya sean CRM, ERP o cualquier otra- no están conectadas. Y, de hecho, a veces incluso permanecen desconectadas de las necesidades de nuestros empleados.

Por eso celebramos cada vez más videoconferencias para compensar la falta de información.

Cuando se pasan los 10 primeros minutos de una llamada simplemente poniéndose de acuerdo, compartiendo información y rellenando lagunas informativas, las reuniones sirven menos para avanzar y más para mantenerse repetidamente al día.

Y cuando estas reuniones se encadenan durante todo el día, es aún peor.

Encontrar la estabilidad en los intercambios cotidianos

Seamos sinceros. Con este reto, sería injusto ignorar el hecho de que la mayoría de nosotros echamos de menos a nuestros colegas. Nos gusta charlar y compartir en qué estamos trabajando, sobre todo en un momento en el que se ha perdido la oportunidad de charlar con un compañero en el pasillo. Muchos empleados programan llamadas sólo para volver a conectar.

Las llamadas son para las personas, las herramientas para los datos

Para planes a gran escala y sesiones de intercambio de ideas, no hay nada mejor que una reunión estratégica.

Pero si se reúne para compartir datos, colaborar en tareas de trabajo específicas o simplemente "hacer una pregunta rápida", entonces tiene un problema con las herramientas o la plataforma, no con una videoconferencia.

Si pasas mucho tiempo en Zoom por las razones mencionadas anteriormente (para hacer balance, para estar al día o para mantener la estabilidad en los intercambios diarios) es obvio que estás utilizando una aplicación con demasiada frecuencia o ignorando el resto de herramientas.

Compartir información básica todo el día supone una carga para ti y tu equipo y no deja espacio para la lluvia de ideas creativa, la planificación de proyectos y otras iniciativas en las que las llamadas pueden añadir un valor significativo.

Determine cuándo debe realizarse una videollamada: La transparencia va en ambos sentidos

A medida que nos vamos acostumbrando a las normas del trabajo a distancia, nos damos cuenta de que las tareas siguen haciéndose, los proyectos siguen avanzando y el cielo aún no se ha caído del todo... y va surgiendo un ritmo diario normal.

Calendarios transparentes. Proteger a tu activo más valioso (tu equipo) de la fatiga de las videollamadas es una prioridad, y esto puede resultar difícil cuando necesitas estar conectado todo el tiempo. Si establece expectativas realistas y tolera que sus empleados también necesiten tiempo libre, dará a sus equipos la oportunidad de recargar las pilas.

En monday.com, hemos animado a la gente a incluir "tiempo para la familia" en sus calendarios, y a respetarlo. Como fijamos nuestras expectativas desde el principio, pudimos evitar el problema de la falta de productividad debida a las numerosas videollamadas.

Establecer por qué necesitamos las videollamadas Se siguen aplicando los mismos principios

Algunas videollamadas son necesarias: en algunos casos, no hay sustituto para el tipo de creatividad y energía que aporta reunirse con otras personas. Pero dada nuestra nueva realidad de trabajo a distancia, hemos ido mucho más allá.

Así que antes de programar instintivamente otra reunión con Zoom, ten en cuenta los siguientes puntos:

SÍ a las llamadas que te permiten obtener una visión general, celebrar tus sesiones semanales así como reuniones en las que necesitas avanzar como grupo y hacer un seguimiento de los proyectos de tu equipo que requieren una colaboración real no cubierta por las herramientas.

NO a las llamadas diseñadas para compartir datos, hacer balance, colaborar en documentos o diseño, hacer una "pregunta rápida" y todas las reuniones en momentos que deberían ser libres.

Deja que tus herramientas te ayuden

Si intentas resolver todas las cuestiones por videoconferencia, estás consumiendo tu energía mental procesando información en lugar de emplearla en un verdadero trabajo colaborativo y creativo.

Si identificas las tareas que pueden realizarse con herramientas, en lugar de con personas, los procesos de toda la organización funcionarán mejor. Esto a su vez significa que dejarás de acumular videollamadas.

En este sentido, si cree que su organización no dispone de las herramientas necesarias para satisfacer estas necesidades, es posible que tenga un problema con las aplicaciones y no con las videollamadas en sí.

Al considerar críticamente todas las herramientas utilizadas en su organización, debe prestar especial atención a los siguientes elementos:

• Flexibilidad. ¿Puede utilizarse esta herramienta para diversos métodos y técnicas de trabajo y puede ser utilizada por diferentes equipos?
  
• Integración. Si se trata de una herramienta de colaboración en la que sus empleados necesitan acceder a la información con confianza, es necesario que esta aplicación pueda funcionar con todas las herramientas utilizadas por sus equipos.
  
• Transparencia. Dar a todos los miembros de la organización acceso a la información que necesitan significa que pueden ser autónomos y completar sus tareas sin tener que pasar 30 minutos en otra videollamada.

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De cara al futuro

Los hábitos y pautas de trabajo que se creen durante este periodo pueden definir la cultura y los procesos de su empresa en los años venideros. Aproveche este tiempo para definir reglas claras e introducir el uso de aplicaciones adecuadas que le permitan aplicar flujos de trabajo óptimos dentro de su organización.

Acérquese con responsabilidad.

Artículo promocional. Los expertos son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son personales.