[TUTORIAL] ¿Cómo desarrollar una cultura de proyectos en su empresa?

Es más que evidente, la noción de proyecto está omnipresente en las empresas.

Todo el mundo está implicado en proyectos: se escribe sobre proyectos, se asume el papel de jefe de proyecto, se forma parte de un equipo de proyecto, se recibe formación en gestión de proyectos y, para establecer esta cultura de proyecto, se invierte en software de gestión de proyectos.

Sin embargo, la cultura de proyectos no se decreta. Tampoco puede potenciarse con la suma de las acciones aplicadas.

La cultura de proyecto debe construirse con el tiempo y debe ser un compromiso de la organización. Tiene que "embarcar" y "alinear" a los equipos.

Descubra un tutorial sobre cómo desarrollar su cultura de proyecto:

Paso 1 - Compruebe la madurez de su organización

Si es usted un :

• Gestor y se pregunta qué impacto tienen los proyectos en su gestión operativa:
• gestión de la carga de trabajo,
• funciones y responsabilidades,
• alineación de la gestión,
• arbitraje y toma de decisiones,
• herramientas de gestión,
• metodología ;

• Usted es gestor de proyectos y desea evaluar qué debe hacerse en su organización para facilitar la gobernanza de los proyectos;

puede empezar con un test de madurez de su organización.

IQar ha desarrollado uno: en sólo 20 minutos, recibirá un informe detallado de expertos que le permitirá hacer balance de la madurez de su organización en materia de gobernanza y gestión de proyectos .

☝️ Haga que varias partes interesadas en el proyecto realicen la prueba y obtenga un análisis colectivo.

Etapa 2 - Gestionar a las partes interesadas

La relevancia de una gestión más interfuncional, la necesidad de definir un lenguaje común y mejorar todos los procesos de gestión y, por último, la adopción generalizada de un trabajo más colaborativo, han cambiado los códigos del " modo proyecto ".

La gestión de la cartera de proyectos es ahora una competencia estratégica para las organizaciones. Juntos, los proyectos triunfan o fracasan.

Sin embargo, la influencia positiva o negativa, pero significativa, de cada una de las partes interesadas sigue siendo la clave de la aplicación operativa de cualquier enfoque de gestión.

Henry Ford dijo: "Reunirse es un comienzo; permanecer juntos es un progreso; trabajar juntos es el éxito".

No es tan sencillo desde un punto de vista operativo.

Para conseguir reforzar su cultura de proyecto, una organización necesita identificar e implicar a todas las partes interesadas en el modo de proyecto, ya sean externas o internas.

La guía PMBOK recomienda evaluar el impacto y/o el apoyo de cada parte mediante una matriz de poder/interés. Esta representación proporciona una visión general de las partes interesadas que deben tenerse en cuenta de forma prioritaria, así como el tipo de acción asociada.

Una matriz de este tipo permite partir del nivel actual de compromiso de las partes interesadas e implicarlas definiendo la mejor estrategia de implicación posible.

A través de este tipo de acciones concretas, la cultura de un proyecto se extiende y se afianza en la interacción entre las personas , basada en una comunicación concisa, controlada y fructífera.

¿Es esto suficiente para afianzar una cultura de proyecto?

Paso 3 - Equiparse con una herramienta PPM pragmática e intuitiva

Muchas organizaciones están invirtiendo ahora en la adquisición y despliegue de soluciones de software de gestión de proyectos, para apoyar la eficiencia interfuncional que buscan y la movilización eficaz de cada una de sus partes interesadas.

Las llamadas herramientas "colaborativas" están de moda... pero ¿son también pragmáticas e intuitivas para desplegar una cultura de proyecto?

No hay nada peor que tener que formarse y familiarizarse con una nueva herramienta cuando no tenemos tiempo suficiente para lo esencial. No se equivoque, la formación en software de gestión de proyectos nunca será una prioridad para su empresa.

Utilizar una herramienta de este tipo puede ser una forma obvia de mejorar la eficacia y la productividad, pero para algunos puede ser más bien una limitación.

Es fácil seguir apegado a los viejos métodos, e incluso si hablamos de transformación digital... adoptar nuevos procesos suele ser un viaje sembrado de escollos.

El argumento de la colaboración ya no es suficiente.

Por eso, los expertos en gobernanza de proyectos de IQar han diseñado la solución PPM SuitePro-G. Se trata de un paquete de software diseñado para todos los participantes en los proyectos, con el objetivo de unirlos en torno a la herramienta , hacer más accesible la gestión de proyectos y difundir una auténtica cultura de proyectos.

Y eso no es todo: su diferenciación gráfica favorece la gestión visual y proporciona visibilidad en tiempo real con :

• cuadros de mando
• diagramas
• pictogramas inteligentes para favorecer el arbitraje y la toma de decisiones colectivas.

Es una excelente forma de reducir el tiempo perdido en correos electrónicos, reuniones y demás.

¡Proponga una gestión de proyectos ágil, accesible y más visual!

Paso 4 - ¡Pásate al lean management!

Facilite la participación de las unidades de negocio en la ejecución de los planes de acción.

Su Estructura de Desglose del Proyecto (EDP), creada durante la fase de planificación, proporciona una visión general de todo el trabajo que hay que hacer para completar el proyecto.

Se trata de un desglose orientado al producto de todas las tareas que organiza y define el alcance total del proyecto:

• tareas
• asignaciones
• duración
• costes,
• productos/entregables,
• dependencias,
• limitaciones del proyecto.

Visualizar y gestionar el flujo de trabajo con Kanban

Hoy en día, el método Kanban es más conocido como una representación basada en tablas del progreso de las tareas.

SuitePro-G ofrece un Kanban por defecto, pero también puede personalizarlo.

A medida que las tareas o entregables progresan, usted mueve su tarjeta de una columna a otra. Es una forma sencilla de ver en qué punto del proceso se encuentra cada tarea.

Domine la hoja de ruta en todos sus estados con un diagrama de Gantt interactivo

El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra las tareas a realizar y sus interdependencias a lo largo del tiempo.

Con SuitePro-G, puede gestionar sus proyectos en modo "hoja de ruta", poniendo en perspectiva la carga de trabajo y los presupuestos asignados a los proyectos con sus plazos.

Destaque entre la multitud con la previsión meteorológica del proyecto

Elementos de comunicación como la previsión meteorológica del proyecto pueden personalizarse. Las imágenes de esta previsión meteorológica causan una impresión inmediata y facilitan la orientación de los informes hacia determinados puntos de atención.

El resultado es una imagen más precisa para la dirección y otros comités directivos, fácilmente convertible en un informe en PDF.

Control de un vistazo con cuadros de mando a todo color

Cada uno de los cuadros de mando implementados proporciona información gráfica relativa a su objeto. Por ejemplo, un TDB de Plan de carga de trabajo le permitirá evaluar y anticipar la carga de trabajo de un individuo o de un equipo (proyectos y no proyectos).

Nuestra herramienta de gestión de proyectos SaaS abre la puerta a un enfoque visual y colorido de la gestión de proyectos, con un enfoque minimalista y visual. ¡Bienvenido al lean management!

Con el objetivo de difundir una cultura de proyectos, la solución SuitePro-G ofrece un apoyo metodológico y pedagógico, ya que se ha desarrollado utilizando la referencia reconocida y acreditada de gobernanza de la cartera de proyectos: SMP2.

De este modo, todas las partes implicadas, a través de la utilización de la herramienta, adquieren progresivamente competencias en materia de gobernanza y gestión de proyectos: un lenguaje común, funciones y responsabilidades claramente definidas, una planificación controlada y una comunicación compartida.

Cultivar la cultura del proyecto

En resumen, si quiere anclar una auténtica cultura de proyectos en su organización y conseguir que todas las partes implicadas en un proyecto se sumen a él, necesita una herramienta de colaboración que además sea pragmática, intuitiva, metodológica, pedagógica, conectada y configurable.

Artículo promocional. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de Appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.