¿Cómo hacer una gestión de alquileres eficaz con Excel? [Plantilla gratis]

Para llevar a cabo eficazmente tu gestión alquileres, excel es una herramienta infalible que te permite organizar tus propiedades y toda la información relacionada con ellas.

Arrendar un bien a otra persona requiere que la formalización de obligaciones y derechos de las partes, pueda hacerse de manera práctica. Debido a esto, documentos como el contrato de arrendamiento y una base de datos organizada son fundamentales.

En este artículo, te contamos cómo usar Excel para optimizar tu gestión de alquiler y te ofrecemos una plantilla gratis para analizar datos.

La gestión de alquileres contempla toda la organización y trámites requeridos para ceder el uso de un inmueble o propiedad a otra persona, a cambio de una contraprestación monetaria.

Sea porque actúas como agencia inmobiliaria o como particular, es normal que quieras llevar a cabo la gestión de tus propiedades de la mejor manera. Para ello, requieres contar con:

• una buena organización,
• algunas nociones legales básicas,
• tiempo suficiente.

Para crear tu base de datos y controlar de la mejor manera tus alquileres, habrá un mínimo de información a recolectar y a diligenciar. Veamos cuál.

La manera de clasificar los arrendatarios de tus propiedades, se fundamentará en conocer de ellos:

• nombre y apellido,
• tipo y número de documento (DNI, pasaporte, etc.),
• datos de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.),
• clasificación (nuevo o antiguo).

En el caso de contar con varias propiedades y que sean de diferentes tipos, es igualmente recomendable hacer un inventario organizado, a partir de información como:

• número del inmueble (forma de identificarlo),
• tipo de inmueble (casa, apartamento, garaje, etc.),
• dirección física (calle, número, barrio, etc.),
• otra información (especificaciones propias del inmueble: si es un apartamento, el número, por ejemplo).

Esta parte es importante porque te permite establecer el marco legal dentro del cual se desarrollarán tus contratos de arrendamiento y será la manera de protegerte ante cualquier eventualidad. Por lo tanto, no olvides incluir:

• número del contrato,
• importe del alquiler,
• modalidad de pago (mes vencido o mes anticipado),
• fecha de inicio del contrato,
• fecha de finalización del contrato,
• otras fechas de vencimiento (fecha de cobro del alquiler),
• otras informaciones como cláusulas especiales que apliquen (si en el importe se incluyen los servicios o qué disposiciones aplican en caso de incumplimiento).

Una herramienta infalible para controlar tus alquileres son, sin duda, las hojas de cálculo de Microsoft Excel. Estas te permiten centralizar los datos para clasificar la información con la que cuentas y disponer de ella de manera organizada.

Gracias a contar con funciones avanzadas como vlookup que te permiten encontrar datos en tus tablas dinámicas de manera sencilla, puedes agrupar la información que te interesa y crear gráficos.

Además, escoges cómo personalizar tus formatos y qué información incluyes en las diferentes filas y columnas.

A continuación te ofrecemos una plantilla para tu gestión de alquileres en formato Excel, la cual puedes descargar gratuitamente, dando clic en la siguiente imagen:

Una plantilla de excel es un excelente aliado cuando tu gestión es lo suficientemente sencilla y no requiere automatización para seguir funcionando bien.

Sin embargo, una vez el número de propiedades y clientes aumenta, se hace necesario recurrir a herramientas que optimicen tu gestión y te faciliten la tarea. Te proponemos algunas de las mejores soluciones en las cuales apoyarte para tu gestión de alquileres.

© NetFincas

El software de gestión de alquileres de NetFincas te ayuda a llevar el control de tus inquilinos, gracias a sus listados de informes. Con una versión local y otra en la nube, este programa permite localizar de forma rápida todas las propiedades e inquilinos que hacen parte de tu base de datos.

Entre las ventajas que ofrece, podemos mencionar:

• diseño de documentos Word, PDF o excel,
• registros ilimitados,
• fichas predeterminadas de inquilinos,
• mailing y SMS,
• generación de modelos de IVA e IRPF,
• gestión de avales y fianzas.

© Rentila

En tres sencillos pasos, el software de administración de propiedades de Rentila te ayuda a administrar tus alquileres. Asimismo, te ofrece soporte para la gestión de tus gastos, tu contabilidad y los trámites relacionados con la declaración de renta.

Entre los servicios que ofrece, se encuentran:

• gestión de cuentas,
• recibos de alquiler electrónicos,
• gestión de obras e intervenciones,
• plantilla de contrato de alquiler,
• regularización de gastos,
• sistemas de reservas y mensajería.

Hacer seguimiento de los ingresos provenientes de la renta de tus inmuebles requiere administrar tus contratos de alquiler de manera organizada. La versatilidad de Excel te permite llevar a cabo un control personalizado.

Sin embargo, apoyar tu gestión de alquileres en herramientas avanzadas, puede ofrecerle a tu negocio lo que necesita para sobresalir.