¿Cómo hacer una factura electrónica correcta?

La facturación electrónica está en el centro de los retos de desmaterialización de todas las empresas. La factura en papel está desapareciendo para ser sustituida por la factura electrónica, que ofrece muchas ventajas a las empresas, como una tramitación más rápida y beneficios financieros. Pero todos estos cambios plantean interrogantes sobre la facturación electrónica y, sobre todo, la pregunta más importante de todas: ¿cómo hacer una factura electrónica en la práctica?

¿Cuál es el procedimiento a seguir? ¿Qué información hay que introducir? ¿Cómo utilizar el sitio web de la Agencia Tributaria para crear una factura electrónica sin errores?

Appvizer te da todas las respuestas en este artículo.

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Cómo hacer una factura electrónica: ¿por dónde empezar?

Para hacer una factura electrónica hoy en día es fácil encontrar programas informáticos que se encargan de todo el proceso de forma rápida y eficaz. La mayoría son de pago, pero también existe una solución gratuita que requiere un poco más de familiaridad y que pone a su disposición la Cámara de Comercio.

Sin embargo, si quiere redactar usted mismo su factura electrónica, puede aprovechar el servicio especial que ofrece la Agencia Tributaria.

La Agencia Tributaria, gracias a su sistema informático denominado Sistema d'interscambio, tras recibir las facturas electrónicas desde el portal de la Agencia Tributaria o desde programas informáticos le permite

• Verificar que las facturas electrónicas están correctamente cumplimentadas, la autenticidad de la firma.
• Entregar las facturas electrónicas a su destinatario.

Pueden beneficiarse de este servicio

• todos los titulares del IVA
• tarifa plana, mínimos y agricultores (no están obligados, por lo que la elección sigue siendo opcional)

El sistema de intercambio también es conveniente para la Agencia Tributaria y el MEF, ya que pueden comprobar todas las transacciones económicas realizadas para los contribuyentes sujetos al IVA. Se examinarán tanto las transacciones B2B (comercio entre empresas) como las B2C (comercio entre empresas y clientes).

Registro en la web de la Agencia Tributaria

La primera operación que hay que realizar es registrarse en la página web de la Agencia Tributaria. Tiene que hacer clic en el icono de registro de su "Área reservada".

Al registrarse, hay que introducir los siguientes datos

• NIF;
• última declaración de la renta;
• entidad a través de la cual se presentó dicha declaración;
• ingresos totales.

Una vez completado el registro, el servicio web le enviará por correo electrónico su código PIN personal que le permitirá acceder a su área personal. El código que recibirá por correo electrónico contiene sólo 4 de los 6 dígitos que componen el PIN. Los dos dígitos que faltan se le enviarán por correo en un plazo máximo de dos semanas.

A los titulares de la Tarjeta Nacional de Servicios se les ofrece un procedimiento menos largo y complejo: tienen la ventaja de recibir el PIN en su totalidad al registrarse en el sitio web de la Agenzia delle Entrate.

Si dispone del código digital SPID, puede acceder a su área personal sin ningún trámite adicional.

Cómo hacer una factura electrónica en el portal de la Agenzia delle Entrate

Una vez registrado en el portal de la Agenzia delle Entrate, puede acceder a su área personal. Entre todos los servicios ofrecidos, encontrará también la sección de facturación electrónica, desde la que podrá crear, enviar y recibir facturas electrónicas.

Sólo tiene que acceder a la sección 'Facturas y tasas', elegir el tipo de factura entre ordinaria, simplificada o factura PA, y proceder a crear su factura electrónica.

Los datos para elaborar una factura electrónica

La factura electrónica puede ser de diferentes tipos: ordinaria, simplificada o PA (Administración Pública). Sin embargo, a la hora de redactar la factura electrónica, hay algunos datos que es absolutamente necesario mencionar

• los datos del emisor: razón social, número de IVA, código fiscal, domicilio legal;
• los datos del cliente: además de los datos anteriores, hay que añadir el código del destinatario, elemento esencial para que el sistema de intercambio pueda enviar la factura al destinatario
• los datos generales de la factura: número de factura, fecha de emisión, importe de los bienes y servicios objeto de pago; tipo de IVA. También debe especificarse si se consideran exenciones (citando el artículo de la ley correspondiente) o si se ha aplicado el pago fraccionado;
• el motivo del pago;
• los detalles del contrato: este último punto sólo es necesario si la factura electrónica se refiere a trabajos para obras públicas o financiados con subvenciones de la UE. Si este es el caso, hay que indicar el código GIP (código de identificación de la licitación) y el código CUP (código único del proyecto). Sin estos dos elementos, las administraciones públicas no podrán justificar el pago de la factura.

Si todos los campos de la factura electrónica se han rellenado correctamente, puede proceder a la revisión accediendo a la sección "Resumen". Si no ha encontrado ningún error, puede confirmarla. Una vez que también haya recibido el OK del 'Sistema receptor', puede almacenar la factura electrónica en su PC, para poder añadir la firma digital.

Envío de la factura electrónica

Como acabamos de decir, puede guardar la factura electrónica, creada gracias al sitio web de la Agencia Tributaria, en su PC, haciendo clic en "Guardar XML" (eXtensible Markup Language). El formato XML es el único disponible y validado por el sistema de intercambio.

Una vez que haya guardado el archivo en su ordenador, deberá realizar una manipulación más antes del envío definitivo: añadir la firma digital. Necesitará un software especial para estampar la firma digital en el documento.

La factura electrónica, debidamente cumplimentada y firmada, deberá cargarse en el área personal creada para el envío de facturas electrónicas. Deberá seleccionar la opción "Transmisión" y cargar el archivo .XML.

Una vez enviada la factura electrónica, el remitente recibirá un mensaje de confirmación de la transmisión. En este aviso se indican la hora, la fecha y el código de identificación. Podrá volver a comprobar el progreso de la operación desde su área personal.

El procedimiento paso a paso: consejos para evitar errores

• Recuerde que la primera vez que intente crear una factura electrónica debe tener mucho cuidado al introducir los datos, especialmente los del proveedor. La forma más sencilla de asegurarse de que ha introducido toda la información correctamente es consultar el Registro Fiscal. Encontrará una plantilla preformateada con todos los datos que necesita, que podrá modificar según sus necesidades. El único campo que no puede modificarse es el número de IVA.
• Al introducir los datos del destinatario de la factura electrónica, es muy frecuente que el campo "Código del destinatario " se omita o se rellene incorrectamente. Esto puede causar problemas al recibir la factura electrónica. Si falta la dirección telemática, la factura electrónica no podrá entregarse al destinatario correcto. La dirección telemática para recibir la factura puede ser de tres tipos diferentes. Además del código de destinatario de la factura electrónica, existen otras dos formas posibles:
  • La dirección PEC o el buzón PEC. Al elaborar la factura, el proveedor debe rellenar las siguientes entradas de acuerdo con estas normas:
    • al código del destinatario se le asignará el valor "0000000" (siete veces cero)
    • En la casilla "Destinatario PEC", el proveedor introducirá la dirección PEC comunicada por el cliente.
  • Se asignará el código numérico simple "0000000 " (siete veces cero) si el cliente no ha comunicado ninguna dirección PEC ni ningún código de destinatario. Si el cliente desea recuperar su factura electrónica en el futuro, deberá dirigirse a su zona reservada "Consulta" del portal "Facturas y albaranes".
    • Si utiliza el procedimiento ofrecido por la Agencia Tributaria, el modelo propuesto es el de una factura ordinaria con los datos establecidos en el artículo 21 del Decreto Presidencial nº 633/1972. Si tiene que introducir información adicional requerida por una factura no ordinaria, el sitio web le permite introducirla manualmente. Así, podrá añadir la retención a cuenta o la seguridad social en el caso de una factura emitida por un profesional, la introducción de descuentos o recargos, u otras generalidades requeridas.

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Por qué elegir un programa informático en lugar de la página web de la Agencia Tributaria

Por supuesto, la página web de la Agencia Tributaria está disponible, así que ¿por qué elegir un software? Muchas empresas prefieren utilizar un software como Facturas en la Nube en lugar de la página web de la Agencia Tributaria porque al utilizar un software pueden beneficiarse de varias ventajas que hacen que el proceso de facturación sea mucho más sencillo y rápido.

En primer lugar, el software de facturación electrónica más común tiene esencialmente tres características:

• La codificación del fichero de facturación en formato XML de forma automática. Se trata de un formato que identifica los diferentes elementos clave de la factura y permite su lectura por el sistema de intercambio. Además, dada la seguridad de un formato XML, es más difícil falsificarlo.
• Envío de la factura al Sistema de Intercambio: una vez compilada la factura, el software permite enviarla al Sistema de Intercambio de forma rápida y sencilla: a menudo sólo es necesario un clic.
• Un código de destinatario único que debe proporcionarse a los clientes para recibir facturas electrónicas pasivas dentro del software. Con este código alfanumérico de 6 dígitos, el Sistema de Intercambio identifica al destinatario de la factura electrónica.

Todas estas herramientas garantizan que las facturas electrónicas se conserven legalmente durante 10 años. Además, en la mayoría de los programas informáticos, la firma digital es colocada automáticamente por el programa junto con un sello de tiempo.

Pero esto no es todo. A menudo, los programas de facturación electrónica van más allá de la simple facturación. De hecho, integran funcionalidades más amplias vinculadas al mundo de la contabilidad que centralizan la información y agilizan los procesos.

Por ejemplo:

• Gestión integrada de pagos
• Emisión de documentos de transporte
• Emisión de presupuestos y posterior transformación en facturas
• Primera nota
• Recordatorios de pago

Todas estas funcionalidades adicionales no deben subestimarse cuando se trata de centralizar información que inevitablemente estará vinculada a sus procesos de facturación. Por muy buena herramienta que sea la web de la Agencia Tributaria, para grandes volúmenes de facturas buscar una solución más completa significa ir más allá y agilizar sus procesos. A veces, ir un paso más allá en la elección de herramientas significa obtener una ventaja competitiva.

¿Tiene todas las cartas en la mano para empezar a hacer su primera factura electrónica?