¿Cuánto sabe sobre el almacenamiento electrónico de facturas para pagadores a tanto alzado? Descúbralo en este artículo.
Probablemente sepa que en su reunión del 13 de diciembre el Consejo de la Unión Europea aprobó la solicitud de Italia de prorrogar la obligación de facturación electrónica hasta finales de 2024. Entre las novedades figura también la extensión de la facturación electrónica a los contribuyentes acogidos al régimen de tarifa plana.
A día de hoy, todavía no se puede hablar de almacenamiento obligatorio de las facturas electrónicas. Lo que es seguro es que la obligación de conservarlas en papel sigue vigente.
Aunque no esté obligado, ¿por qué no echa un vistazo al almacenamiento electrónico? Quizás nuestra guía le presente las muchas ventajas de almacenar digitalmente las facturas electrónicas.
Ya he dicho demasiado, ¡puede encontrar el resto en el artículo!
¿Cuáles son los límites del almacenamiento de facturas en papel?
Como ya hemos dicho, desde el punto de vista fiscal, los sujetos pasivos a tanto alzado están obligados a conservar sus facturas en papel.
Esta norma, también está vigente cuando se utiliza el Código PEC o de Destinatario para la recepción de facturas, tal y como establece la Circular 9/E/2019 de Hacienda.
Qué hay que hacer, entonces, para almacenar las facturas en papel?
En primer lugar, debes descargar la factura recibida e imprimirla. A continuación, colóquela en una carpeta especial y consérvela, tal y como establece la ley, durante un mínimo de 10 años (artículo 2220 del Código Civil).
Sin embargo, estará de acuerdo con nosotros en que tener las habitaciones llenas de carpetas no es la solución más eficaz:
- Si pierde una factura recibida, tendrá que volver a ponerse en contacto con el emisor para obtener una copia con la misma fecha e información.
- Si sus facturas están dañadas, piense por ejemplo en una fuga en la fontanería de la empresa, su valor en caso de auditoría se ve comprometido.
- El coste de la impresión y el espacio de almacenamiento, aunque no es muy elevado en sí mismo, pasa factura a largo plazo.
- El almacenamiento en papel no es respetuoso con el medio ambiente debido a la gran cantidad de residuos de papel.
- Encontrar una factura en una sala donde hay miles de ellas es una pérdida de tiempo (a menos que se convierta en un Teambuilding en modo juego de Escape).
¿Quién debe conservar las facturas electrónicas?
Según la legislación italiana, tanto quienes emiten como quienes reciben facturas electrónicas están obligados a conservarlas. Por tanto, esto incluye también a los sujetos pasivos.
¿Cuáles son las ventajas de la conservación de facturas electrónicas para el régimen de tanto alzado?
La mejor alternativa para almacenar sus facturas electrónicas es utilizar el almacenamiento electrónico.
Al elegir este método, podrá almacenar sus facturas digitalmente conservando el valor jurídico del documento, sin tener que gestionar una avalancha de documentos en papel.
¿Por qué no elegir la opción más eficaz y ligera?
De este modo, ya no tendrá que almacenar sus facturas en carpetas y reducirá así los riesgos medioambientales y de pérdida.
Ante la obligación de facturar electrónicamente, muchas empresas de software han puesto en marcha programas de facturación electrónica como Invoices in the Cloud, una valiosa ayuda para todos, incluso para los que dan sus primeros pasos hacia la digitalización, un programa intuitivo y rápido.
Este software integra el almacenamiento digital de las facturas electrónicas conforme a la ley durante los 10 años obligatorios, y puede permitirle no solo gestionar el ciclo activo y pasivo de sus facturas, sino también gestionar los cobros, analizar los gastos y el volumen de negocios, compilar las primeras notas, consultar informes y mucho más. Así pues, Facturas en la Nube no es sólo un software que le permite almacenar sus facturas de acuerdo con la normativa, sino un verdadero software de gestión de su empresa. Además, podrás acceder a todas sus funcionalidades en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Las ventajas del almacenamiento electrónico de facturas son numerosas:
- Eliminación de costes de impresión y almacenamiento,
- Reducción del riesgo de corrupción o destrucción.
- Reducción de los tiempos de búsqueda de facturas.
Además, el almacenamiento electrónico garantiza que las facturas mantengan en el tiempo los siguientes requisitos
- integridad: garantiza que el documento no ha sido alterado;
- autenticidad: garantiza la identidad del emisor;
- legibilidad: posibilidad de acceder al documento durante todo el periodo de almacenamiento;
- fiabilidad: nivel de confianza que la persona que lee el documento deposita en el documento informático;
- recuperabilidad: garantías de que el documento puede encontrarse en cualquier momento intacto, auténtico, legible y fiable, incluso en caso de auditorías, controles o inspecciones.
Además, puede confiar a su software la gestión de todo el proceso, desde la firma, el sellado de tiempo y la verificación de los requisitos legales, hasta el paso final de archivado por una duración de 10 años como exige la ley.
Como ha visto, el almacenamiento de las facturas durante 10 años es obligatorio. Entre las dos posibilidades anteriores, le recomiendo que opte por la más segura y utilice un programa informático, que sigue siendo la mejor opción, ya que se trata de una solución sin riesgos: sus facturas no pueden corromperse ni perderse y puede volver a encontrarlas fácilmente en caso de necesidad.
Artículo traducido del italiano