Un buen programa de facturación, ¡gratis! ¿Es posible?
¿Busca un programa de facturación fiable y gratuito? Redacción de facturas: facturación móvil a distancia, gestión de los tipos impositivos, cumplimiento de los requisitos legales... Una herramienta profesional le facilita la vida en todos estos puntos.
En la siguiente comparativa de programas de facturación gratuitos, te explicamos las ventajas e inconvenientes de los programas gratuitos para facturar, qué alternativas existen y qué criterios debes seguir para elegir la herramienta perfecta para ti.
Programas de facturación online: definición y ventajas
¿Para qué sirven?
Los programas de facturación online automatizan todas las tareas relacionadas con la facturación, desde la creación de presupuestos y el seguimiento de los pagos hasta la gestión de los recordatorios.
Los programas de facturaciónen línea le permiten acceder a ellos desde cualquier lugar, con la única condición de que tenga acceso a Internet. Se beneficiará del seguimiento en tiempo real y la transparencia de los pagos entrantes y salientes, las facturas pendientes y mucho más.
Este programa también incluye el estricto cumplimiento del marco legal. Tendrá la seguridad de que cada oferta y cada factura se crean de acuerdo con la legislación vigente. Por ejemplo, si cambia el tipo de IVA, no tiene que pensar en ajustar manualmente los documentos de su empresa: el programa de facturación lo hace por usted. Así ahorrará tiempo y estará siempre al día.
Características principales
Los programas de facturación le simplifican la vida con una amplia gama de funciones. Las funciones más importantes de estas herramientas informáticas incluyen
- Salida de previsiones
- Procesamiento de facturas
- Creación y gestión de notas de crédito, albaranes y órdenes de pedido
- Envío de facturas por correo electrónico
- Gestión de facturas periódicas (suscripciones)
- Automatización de recordatorios de facturas impagadas
- Entrada de documentos
- Conciliación bancaria
¿Por qué elegir la facturación en línea?
El software de facturación en línea le aporta algo más que la automatización de sus procesos y un innegable ahorro de tiempo.
Evite errores de facturación
Seleccione los productos y/o servicios a facturar en cada pedido y las cantidades respectivas y el software hará el resto. Sin fórmulas Excel, sin errores de cálculo. Seleccione el cliente correspondiente, cuyos datos hayan sido previamente registrados directamente en el programa o importados de su sistema CRM, y envíe el documento con un solo clic.
Seguimiento de la tesorería
Controle sus cobros y analice los datos a partir de informes y cuadros de mando personalizados. Se acabaron las confusiones a la hora de llevar la contabilidad: siempre sabrá cómo van sus cuentas.
Ergonomía y facilidad de uso
Una interfaz de usuario clara e intuitiva hace que la facturación sea más agradable: usted es menos reacio a asumir esta tarea y le gusta poder concentrarse plenamente en ella. De este modo, dedicará menos tiempo a la facturación y podrá emplearlo eficazmente, a diferencia de una hoja de cálculo rígida que debe actualizarse manualmente cada vez.
Contabilidad simplificada
El programa de facturación en línea es también un vínculo entre usted y su contable o asesor fiscal. El intercambio de información se facilita considerablemente. Además, gracias a sus herramientas fáciles de usar, podrá liquidar fácilmente sus cuentas incluso sin tener conocimientos profundos de contabilidad.
Atención al cliente
Si tiene preguntas o problemas, el equipo de atención al cliente del proveedor de software está a su disposición para ayudarle. De este modo, ya no estará solo a la hora de facturar.
Movilidad = libertad
Gracias a una aplicación móvil, la información se transfiere en tiempo real, esté donde esté. ¿Tiene una cita fuera de la oficina? No hay problema, también puede enviar un presupuesto desde su smartphone, confirmar un pedido a través de una aplicación o crear una factura en su iPad.
Los 4 mandamientos para presupuestos y facturas
Nº 1: Debes mantener actualizados los datos de los clientes
Cambio de pedido, nueva dirección o nuevo número de teléfono... Para que una factura sea válida, los datos del destinatario deben ser correctos. Además del aspecto legal, también es importante para la imagen de su empresa. ¿Se sentirá valorado su cliente si comete un error en sus datos?
Nº 2: Debe aplicar el tipo impositivo correcto
Preste especial atención al tipo de IVA que debe aplicar a los productos y servicios que vende. Los datos incorrectos son una auténtica pérdida de tiempo.
Nº 3: No debes olvidar los requisitos legales
Como ya se ha mencionado, en una factura deben incluirse determinados datos. En el caso de las facturas con un importe bruto superior a 250 euros, se exigen, entre otros, los siguientes datos:
- Nombre completo y dirección de la empresa que presta el servicio y del destinatario del mismo
- Número de identificación fiscal o de IVA
- Fecha de emisión de la factura
- Número consecutivo e individual de la factura
- Cantidad y tipo de productos suministrados o tipo y alcance de los servicios prestados
- Hora de la entrega o del servicio
- Remuneración (desglosada según los tipos impositivos o las exenciones)
- Descuentos y reducciones
- Tipo impositivo o referencia a la exención fiscal
- Si procede, referencia a la facturación mediante nota de crédito
- Si procede, referencia a la cuota tributaria del destinatario.
Una factura que no supere los 250 euros brutos, es decir, una factura denominada de bajo valor, debe contener al menos la siguiente información obligatoria:
- Nombre completo y dirección de la empresa que presta el servicio
- Fecha de emisión de la factura
- Cantidad y tipo de productos suministrados o tipo y alcance de los servicios prestados
- Remuneración e importe total del impuesto
- Tipo impositivo o referencia a la exención fiscal
¿No ha indicado la fecha de vencimiento del pago en su factura? Tenga paciencia hasta que reciba el pago...
Nº 4: Debe evitar los errores de facturación
Además de la pérdida financiera que supone, la imagen de su empresa se resiente cuando las facturas son incorrectas y corre el riesgo de perder aún más clientes.
¿Cómo elegir mi programa de facturación?
¿Cuáles son mis necesidades?
Para encontrar un programa adecuado, debe definir previamente sus necesidades. Los requisitos que debe definir incluyen: gama de funciones esperada, número de usuarios y el número de facturas emitidas cada mes y similares.
¿Necesita personalizar sus documentos para que reflejen la imagen de su empresa y se ajusten a su diseño corporativo? Esto también debe tenerse en cuenta a la hora de elegir la herramienta.
¿Cómo voy a utilizar el programa?
¿Necesita poder utilizar el programa de facturación sobre la marcha? En ese caso, una aplicación móvil o basada en web es esencial para usted.
Además, no subestimes la ergonomía y la facilidad de uso del programa. Tiene que gustarle el diseño y la interfaz de usuario para que la herramienta sea agradable de usar y eficiente.
¿Y la interoperabilidad?
Haz balance de tus herramientas actuales: Contabilidad, CRM, gestión de proyectos, etc. Ahorrarás aún más tiempo si el programa de contabilidad que elijas puede conectarse a tus herramientas mediante API.
No te olvides de tu contable.
Si utilizas los servicios de un contable, asesor fiscal o auditor, un acceso seguro para tu profesional financiero facilitará la comunicación. Éste podrá acceder a los datos que le interesen a través de su propio portal de usuario: ya no tendrá que enviar archivos por correo electrónico, encontrar la versión correcta o más actualizada de un documento y buscar laboriosamente en sus carpetas de archivos.
Nuestra comparativa: Los mejores programas gratuitos de facturación
Fakturama - El programa de facturación de código abierto
¿A quién va dirigido? Pequeñas empresas con conocimientos básicos de contabilidad
Fakturama es una aplicación de contabilidad de código abierto que le permite crear y editar sus documentos como desee. Además de funciones para la facturación, este software también incluye herramientas para el comercio electrónico, como conexiones con las plataformas de tiendas online más habituales.
Fakturama permite, entre otras, las siguientes acciones:
- Creación de una amplia gama de tipos de documentos: presupuesto, factura, confirmación de pedido, albarán, recordatorio, nota de crédito...,
- Introducción de documentos,
- Importación de datos desde su tienda virtual,
- Soporte del formato ZUGFeRD para el intercambio con sus asesores financieros ,
- base de datos de direcciones y gestión de productos.
Como con Fakturama tiene que seleccionar los tipos impositivos, las rebajas, los descuentos, etc. de forma independiente, se recomienda tener conocimientos básicos de contabilidad y teneduría de libros para utilizar este programa de contabilidad.
Fakturama
Zervant - Contabilidad simplificada
¿Para quién? Pequeñas empresas y autónomos
Zervant es una herramienta online que se caracteriza por su facilidad de uso. Con unos pocos clics, puedes diseñar y editar profesionalmente tus presupuestos y facturas. A continuación, puede enviarlos en un instante: por correo electrónico, en formato PDF o en papel, ¡usted decide!
Zervant ofrece, entre otras, las siguientes funciones
- editor de facturas sencillo,
- gestión decontactos y direcciones,
- envío de documentos,
- seguimiento de sus ventas,
- edición de documentos configurables individualmente,
- gestiónmultilingüe de presupuestos y facturas.
En sólo unos segundos, puede ver si sus facturas se han pagado, si aún están pendientes o si sus clientes se retrasan en el pago. Así tendrá una visión completa de su tesorería.
Con Zervant, todo está centralizado en un solo lugar. Todo se conecta de forma rápida y sencilla.
La solución es gratuita en Alemania para facturas de hasta 10 clientes. Hay disponible una gama más amplia de funciones a partir de 7 euros al mes.
Zervant
Con todas las ventajas: ¡Cuidado con el software gratuito!
Los programas de facturación gratuitos tienen muchas ventajas, sobre todo el ahorro de recursos. Sin embargo, nos gustaría señalar que una versión completa gratuita a menudo también viene con algunos desafíos que más o menos limitan el uso despreocupado de dicha aplicación.
Gratuito no siempre significa gratis
Por desgracia, en la mayoría de los casos, un programa potente nunca es completamente gratuito. Pueden surgir costes ocult os, por ejemplo, si se da cuenta de que depende de módulos de ampliación de pago. Como software de código abierto, Fakturama le permite utilizarlo de forma completamente gratuita y, por lo tanto, sigue siendo una rara excepción. Por lo tanto, a la hora de tomar una decisión, debe prestar atención a lo que incluye el paquete.
Características y funciones
Asegúrese de que todos los programas que piensa utilizar integran todas las funciones necesarias y pertinentes. Si no es así, tendrás que decidir por ti mismo si estás dispuesto a gastar un presupuesto adicional en funciones extra avanzadas y esenciales pero de pago.
Asistencia al cliente
¿Puede esperar asistencia profesional si tiene preguntas, problemas o dudas? En la gran mayoría de los casos, los programas de facturación gratuitos no ofrecen este tipo de asistencia.
Posibles aplicaciones
Los programas gratuitos son adecuados sobre todo para empresarios autónomos y pequeñas organizaciones, ya que el número máximo de usuarios o documentos que se pueden crear o la capacidad máxima de almacenamiento disponible para empresas más grandes se alcanzan rápidamente. Además, las ampliaciones conllevan costes adicionales.
Alternativas con versiones de prueba gratuitas
Debitoor: Intuitivo, innovador, informativo
¿A quién va dirigido? Autónomos, fundadores y pequeñas empresas
Debitoor es un programa de contabilidad y teneduría de libros dirigido principalmente a empresarios autónomos. Con este intuitivo programa de facturación, podrá crear facturas, gestionar notas de crédito y enviar recordatorios si es necesario. También integra la captura de documentos mediante tecnología OCR para una contabilidad completa y un acceso especial para su asesor fiscal.
La versión gratuita de Debitoor está disponible durante siete días. Las versiones completas profesionales son de pago, pero sin duda le gustarán: a partir de solo 4 euros al mes.
SumUp
Lexoffice: Funciones sobre funciones
¿A quién va dirigido? Autónomos, fundadores y PYMES
Lexoffice es el clásico entre los programas alemanes de contabilidad y facturación. Tanto si necesita crear facturas, enviar recibos, enviar facturas a cuenta, banca online integrada, adelantar declaraciones de IVA a través de la interfaz ELSTER o EÜR - Lexoffice es una de las herramientas más completas para su gestión financiera. El software, galardonado en varias ocasiones y probado por GoBD, impresiona sobre todo por el alcance de sus funciones y opciones de aplicación.
Lexoffice ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días durante los cuales puede probar la herramienta a fondo. A continuación, puede utilizar la versión completa a partir de 7,90 € al mes.
lexoffice Lohn & Gehalt
orgaMAX
¿Para quién?
orgaMAX va más allá de la pura contabilidad. Además de herramientas para la facturación y la gestión de pedidos, esta solución de gestión también combina funciones para la gestión diaria de tareas, la gestión de compras y ventas, la administración de los datos maestros de sus clientes y amplias opciones de generación de informes. De este modo, todos los datos necesarios para la facturación se reúnen en un solo lugar.
orgaMAX ofrece una versión de prueba gratuita y sin compromiso durante 30 días. La versión completa cuesta a partir de 7,50 euros al mes.
Facturación sencilla con software libre
No nos cansaremos de repetirlo: Determinar sus necesidades exactas es crucial para encontrar el software más adecuado para usted. Identificando sus necesidades, problemas, tipos de aplicaciones, etc., podrá encontrar mejor la herramienta que le proporcione respuestas.
Existen programas gratuitos de facturación muy fiables, como Faktura y Zervant. Sin embargo, si las versiones gratuitas no responden a sus expectativas, no dude en utilizar las versiones de prueba de los programas comerciales de facturación.
Artículo traducido del alemán