La factura anticipada: un caso especial de facturación
El Decreto Presidencial 633/1972, más conocido como Decreto sobre el IVA, especifica en su artículo 21 que la factura debe expedirse "en el momento en que se realice la operación". Así pues, la factura debe expedirse en el momento del pago de los bienes o al término de la prestación de un servicio.
Si nos atuviéramos a la normativa, no habría lugar para la factura anticipada entre todos los tipos de facturas, ya que se trata de un documento contable emitido antes del pago efectivo.
Sin embargo, esto no es del todo así, ya que existen casos específicos en los que se puede emitir una factura anticipada.
Los detallaremos en este artículo.
Factura anticipada: definición
Una factura anticipada es un documento contable elaborado por la empresa antes de la ejecución de la operación de pago. Sin embargo, es a todos los efectos una auténtica factura que cumple todos los requisitos legales impuestos para la emisión de una factura tradicional. Es un documento fiscal que certifica, a todos los efectos, la transferencia de un bien o servicio del emisor y vendedor al receptor y comprador.
La factura anticipada puede considerarse como un tipo de financiación consistente en el pago anticipado de parte del importe de una factura. Si tenemos una factura emitida pero aún no cobrada, podemos acudir al banco para cobrar parte del importe si la factura está anticipada.
Una factura anticipada también requiere la conformidad del banco, lo que permite cobrar el importe total de la factura simplemente presentando la factura anticipada. El banco adelanta el importe con la certeza de que la factura se cobrará en un futuro próximo.
Las partes implicadas en este intercambio son el banco, la empresa emisora de la factura y el cliente destinatario de la misma.
Suelen utilizar este tipo de factura las empresas que no pueden garantizar el pago de las facturas de las que son acreedoras y que con la factura inmediata pueden cobrar en efectivo de forma inmediata, para cubrir el importe que se les adeuda.
Cómo identificar el momento de la transacción
Para identificar el momento en que debe efectuarse la transacción, deben tomarse como punto de referencia las normas contenidas en el artículo 6. Este último prevé normas diferentes para cada tipo de transacción. Se distinguen dos tipos principales de transacción: la entrega de bienes (muebles e inmuebles) y la prestación de servicios.
Por lo que se refiere a la entrega, conviene considerar el momento en que se firmó el contrato entre las partes interesadas. En cambio, por lo que respecta a la entrega de bienes muebles, el momento que debe considerarse es el de la expedición o entrega de los bienes.
En cambio, para la facturación diferida, la factura debe expedirse a más tardar el decimoquinto día del mes siguiente al acto de venta. No obstante, existe una obligación para que esta factura sea válida: la entrega de bienes debe ir acompañada absolutamente de un documento de transporte.
Además, es indispensable anotar en la factura la fecha y el número de los documentos de transporte. Sin embargo, no es necesario reiterar la fecha de expedición.
Además de lo anterior, el apartado 4 del artículo 6 estipula que antes de que se produzcan los elementos mencionados, tanto si se expide la factura como si se paga el importe total o parcialmente, la transacción se considerará realizada en la fecha de la factura o del pago.
¿Qué facturas se consideran facturas anticipadas?
Como se ha mencionado anteriormente, las facturas anticipadas sólo pueden emitirse en casos especiales como
- cobro de anti cipos : la excepción de sólo se aplica al suministro de bienes, ya que los anticipos se consideran la norma en el contexto de los servicios;
- expedición anticipada de la factura: esto significa que la factura se expide antes de la expedición (en el caso de los bienes) o antes del pago (en el caso de los servicios).
Sólo en los dos casos mencionados podemos hablar de factura anticipada. En cualquier caso, podemos encontrar diferentes redacciones en la literatura. Independientemente de la redacción, para ser consideradas como tales, las facturas deben
- contener toda la información obligatoria de las facturas tradicionales;
- estar inscritas en el registro correspondiente, con la consiguiente anotación contable de la deuda de IVA (para los sujetos pasivos del mismo).
Por ejemplo, los autónomos que permitan aplazar el pago o prevean pagos anticipados durante el periodo de prestación del servicio, deberán contabilizar estos apuntes contables bajo la denominación de factura anticipada, si se comparan con la estimación final de la factura global.
La factura anticipada para autónomos
Los autónomos tienen la costumbre de emitir facturas que pueden adoptar diversas nomenclaturas: factura pro forma, carta de porte, notula. A pesar de los muchos nombres que puede tener este tipo de factura, sigue los mismos criterios que una factura real.
Sin embargo, esta práctica es errónea desde el punto de vista jurídico. De hecho, quienes elaboran este tipo de facturas se limitan a añadir las palabras "factura pro forma" para distinguirlas de las facturas tradicionales.
Estos documentos no deben cumplimentarse de esta manera, ya que no tienen a todos los efectos la misma finalidad legal que una factura tradicional, sino que se utilizan para reclamar el pago de un servicio sin tener que pagar el IVA, ya que el servicio prestado aún no se ha completado.
Hacienda especifica claramente que no basta con denominar a un documento con un nombre distinto de factura para despojarlo de sus efectos jurídicos o fiscales.
El artículo 21, conocido como el Decreto del IVA, estipula que una factura, aunque entre en la categoría de factura pro forma, se reconoce como una factura auténtica porque contiene todos los elementos típicos de una factura tradicional.
Estos son los aspectos que caracterizan a una factura pro forma
- debe llevar la mención "factura pro forma", generalmente en la parte inicial que precede a la parte descriptiva de la factura;
- la numeración utilizada no debe tener nada que ver con la numeración utilizada habitualmente para las facturas fiscales;
- debe llevar a pie de página la siguiente mención: "Este documento no constituye una factura válida a efectos del Decreto Presidencial 663 de 26/10/1972 modificado. La factura definitiva se emitirá en el momento del pago de la contraprestación (apartado 3 del artículo 6 del Decreto Presidencial 633/72)".
La factura anticipada por el suministro de bienes
Según la legislación, la factura se elabora y contabiliza cuando el producto se entrega al cliente o al destinatario final, o a través de un transportista, con el documento de transporte adjunto.
Si consideramos el suministro de bienes y la prestación de servicios, se puede emitir una factura por adelantado, antes de que tenga lugar la transacción de compra.
Más concretamente, cabe señalar que, en el caso de la entrega de bienes, se permite la facturación anticipada antes de la entrega de los bienes y la expedición del documento de transporte.
El apartado 4 del artículo 6 del Decreto Presidencial 633/1972 especifica además que cuando la factura anticipada cubra el importe total de la transacción, los bienes o servicios incluidos en esta factura anticipada podrán entregarse también sin ningún documento adicional (factura o documento de transporte).
El papel de la factura anticipada en la entrega de mercancías
El Decreto Presidencial de 1972, y varias otras normativas, han concedido el derecho a facturar en un momento anterior a la emisión del albarán de entrega.
Desgraciadamente, la legislación no es muy clara al respecto y las opiniones de los contables y expertos contables también son contradictorias en este sentido.
El problema se plantea especialmente en el caso de que un cliente solicite una factura incluso antes de la entrega o expedición de la mercancía solicitada. A la inversa, en el caso de que un proveedor tenga que fabricar un objeto a medida, debe ser posible emitir una factura incluso antes de que se fabrique el propio objeto.
Nuestro consejo en estos casos, para evitar posibles litigios, es facturar por adelantado, indicando la fecha de entrega prevista, e indicar también una fecha de entrega final para disipar cualquier duda. Posteriormente, es preferible adjuntar una segunda factura a la mercancía enviada y al expediente, cuyo importe sea cero por referencia a la factura ya pagada por adelantado (contabilizada como factura anticipada). A efectos fiscales, seguirá siendo la factura oficial en la que conste el pago la que se contabilizará.
Fecha de emisión de la factura anticipada
Como hemos repetido en varias ocasiones, el autónomo o prestador de servicios está obligado a expedir factura en virtud del artículo 6 del Decreto Presidencial 633/1972. Sin embargo, al existir la posibilidad de realizar y expedir factura incluso antes del pago, hay que señalar que se generan cargas y gravámenes por esta actuación: la obligación de ingresar el IVA para el expedidor de la factura y el derecho a la deducción para el destinatario.
El destinatario sólo podrá solicitar la deducción de una factura con fecha de operación del mes X, si contabiliza dicha factura antes del día 16 del mes X+1 si es mensual, o antes del día 16 del mes X+2 si es trimestral.
¿Todavía tiene dudas sobre la factura anticipada? Desgraciadamente, es un tema que sigue creando mucha controversia y sobre el que la legislación no es muy clara. Hemos intentado ser lo más precisos y exhaustivos posible, pero si aún tienes dudas, no dudes en preguntarnos. Por favor, comparta sus comentarios con nosotros en la sección de comentarios.
Artículo traducido del italiano