Guía de la delegación de facturación electrónica

La introducción de la facturación electrónica ha aportado varias ventajas a los afiliados. Entre ellas, la posibilidad de delegar determinados servicios en terceros, que actúan como intermediarios.

La delegación de la facturación electrónica debe solicitarse a través de un proceso específico establecido en la normativa y puede revocarse en cualquier momento.

Si te preguntas cómo solicitar la delegación de la facturación electrónica, ¡has llegado al lugar adecuado! Veamos juntos cuáles son las características de la delegación de facturación electrónica, qué servicios pueden delegarse en intermediarios autorizados y cómo delegar.

Qué es una delegación de facturación electrónica

Una delegación de facturación electrónica es la concesión a un tercero de la autorización para utilizar el servicio de facturación de la Agencia Tributaria y para consultar el Expediente Tributario de un obligado tributario.

De hecho, tras la introducción del sistema de facturación electrónica, la Agencia Tributaria añadió un portal especial, que sigue disponible en su página web, denominado "Facturas y Consideraciones". Aquí se pueden registrar las facturas enviadas y recibidas. El portal se presenta como una herramienta de gestión de facturas que, entre otras cosas, también permite consultar los datos del contribuyente.

Pueden acceder al portal:

• El contribuyente;
• Un apoderado.

¿Cómo se activa una delegación en la Agencia Tributaria?

La delegación de facultades para la facturación electrónica puede activarse

• Por vía directa:
• Por vía indirecta: el contribuyente entrega el formulario firmado al intermediario autorizado. Éste transmitirá el documento a través del sistema Entratel junto con los "elementos de respuesta" contenidos en el formulario, tales como:

💡El IVA debe ser relativo al año anterior al de la delegación.

☝ En caso de ausencia de tales "elementos de comprobación", las entidades podrán enviar un fichero especial vía PEC al Dre competente.

En este caso, el envío podrá ser masivo o puntual, es decir

• Envío puntual → envío de cada apoderado individual;
• Envío masivo → envío de una pluralidad de apoderados.

No obstante, el acceso del delegado a los servicios puede estar sujeto a diversas limitaciones. De hecho, la delegación puede ser

• Total: todos los servicios ofrecidos por el portal se ponen a disposición del delegado. En este caso, los intermediarios autorizados sólo pueden ser los mencionados en el artículo 3 c. 3 del Decreto Presidencial 322/98:
• Parcial: sólo se ponen a disposición del intermediario habilitado determinados servicios ofrecidos por el portal de la Agencia Tributaria.

Los servicios que pueden delegarse son los siguientes

• Consulta y adquisición de facturas electrónicas o sus duplicados electrónicos.
• Consulta de las declaraciones-liquidaciones trimestrales de IVA del contribuyente delegante.
• Consulta de los datos de IVA relativos a las facturas emitidas y/o recibidas por el sujeto pasivo delegante. Esto incluye también los datos transmitidos por los clientes y/o proveedores en el marco de las transacciones comerciales.
• Comparación de los "elementos de correspondencia " comunicados en las declaraciones trimestrales de liquidación del IVA y los datos reales resultantes de las facturas emitidas y/o recibidas por el sujeto pasivo delegante.
• Almacenamiento y/o transmisión telemática de los recibos e importes correspondientes por cuenta de la parte delegante.
• Consulta de notificaciones y recibos de recepción y/o confirmación de transmisión de facturas electrónicas, así como de datos relativos a facturas transfronterizas por cuenta de la parte delegante;
• Consulta de notificaciones de datos relevantes a efectos del IVA y notificaciones de declaraciones periódicas de liquidación del IVA.
• Consulta de datos relevantes a efectos de la declaración del IVA
• Registro de la dirección telemática y generación del código QR.
• Facturación electrónica en general.
• Almacenamiento de facturas electrónicas → servicio que también puede delegarse en otros sujetos distintos de los intermediarios cualificados;
• Acreditación y censo de dispositivos → servicio que también puede delegarse en sujetos distintos de los intermediarios habilitados.

Cómo solicitar la delegación de facturación electrónica?

Básicamente, las solicitudes de delegación de uso deben realizarse cumplimentando y presentando el formulario correspondiente que puede descargarse de la página web de la Agenzia delle Entrate.

👀 Los procedimientos para conferir o revocar la delegación se establecieron en la Orden de 29 de julio de 2013.

En particular, la Agenzia delle Entrate establece que:

4.1 El formulario mencionado en el punto 2.1 podrá ser presentado, por la parte delegante o por la parte a la que se haya otorgado un poder especial cumplimentando la sección específica del formulario, en cualquier oficina territorial de la Agencia Tributaria.
4.2 La parte delegante podrá conceder o revocar la delegación de los servicios de e-facturación a través de las funcionalidades específicas puestas a su disposición en su área reservada.
4.3 El formulario mencionado en el punto 2.1 podrá ser entregado al intermediario delegado, quien enviará a la Agencia Tributaria los datos esenciales a efectos de activar las delegaciones/revocaciones que le hayan sido conferidas. Dichos datos se transmitirán
en un plazo de 90 días a partir de la fecha de firma del formulario, para las solicitudes de delegación;
en un plazo de 2 días laborables a partir de la fecha de firma del formulario, para las solicitudes de revocación de poderes ya conferidos;
4.4 Para la activación de las delegaciones conferidas en la forma indicada en el apartado 4.3, el intermediario delegado utilizará un servicio de transmisión "masiva" o, alternativamente, un servicio web de transmisión "puntual" disponible en su zona.
4.5 Para la revocación de las delegaciones ya concedidas del modo indicado en el apartado 4.3, el intermediario delegado utilizará una funcionalidad web de transmisión "puntual" puesta a disposición en su zona

Agenzia delle Entrate

¿Cómo cumplimentar la delegación de facturación electrónica?

Para hacer efectiva la delegación, por lo tanto, es necesario presentar la solicitud rellenando un formulario.

El formulario de delegación fue aprobado inicialmente a través del Provvedimento de 13 de junio de 2018. Posteriormente, a través del Provvedimento de 5 de noviembre de 2018, la Agenzia delle Entrate introdujo un nuevo modelo, denominado "Otorgamiento y revocación del apoderamiento para consultar el cajón tributario".

La duración de cada apoderamiento es de un máximo de:

• 2 intermediarios;
• Por un máximo de 2 años.

Datos esenciales

A continuación se indica la información que figura en el formulario y los datos esenciales que deben introducirse.

• Información sobre el tratamiento de datos personales;
• Sección relativa a los:
• Apartado para la indicación de: datos de la persona que puede encargarse de la presentación del formulario en las oficinas de la Agencia Tributaria;
• Sección para la firma del delegante;
• Descripción de los servicios delegables.

☝ Mediante este impreso se autoriza el otorgamiento o revocación de poderes también para el uso del cajón fiscal delegado.

👀 El nuevo formulario introducido con la Orden de 13 de junio de 2018 introdujo los siguientes apartados mencionados anteriormente:

1. Datos del delegante;
2. Declaración jurada de los intermediarios en la que manifiestan que pueden autenticar la firma del delegante.

Comunicación vía pec de los datos del apoderado

Cuidado si estás acostumbrado a enviar documentos vía PEC; De hecho, este canal se consideraba válido sólo para la fase introductoria del procedimiento. A partir del 31 de mayo de 2019, la comunicación vía PEC .

Cómo renovar una delegación de poderes para la facturación electrónica?

La renovación de una delegación de poder para la facturación electrónica no se produce automáticamente: en su lugar, es necesario repetir el procedimiento para solicitar la delegación cumplimentando y enviando el formulario descrito anteriormente.

Aprobación del formulario de delegación y revocación de poderes

Aprobación del formulario de otorgamiento o revocación de poderes:

• Para las solicitudes de otorgamiento de representación: en un plazo de 90 días a partir de la fecha de firma del formulario;
• Para las solicitudes de revocación de poderes: en un plazo de 2 días laborables a partir de la fecha de firma del formulario;

Cómo conservar el formulario de poder

Como hemos visto a menudo para otros documentos contables, la conservación se convierte en un factor crucial para la protección jurídica. Entonces, ¿qué dice la Agencia Tributaria sobre la conservación de la copia de los poderes en papel?

7.1. Los intermediarios delegados y las personas que hayan transmitido los formularios de delegación de voto mencionados en el punto 2.1. en la forma establecida en el punto 4.8, conservarán los formularios adquiridos, junto con las copias de los documentos de identidad de las partes delegantes, e identificarán a una o varias personas responsables de la gestión de dichos formularios. Los formularios adquiridos directamente en formato electrónico se conservarán de conformidad con las normas y directrices técnicas establecidas en el Decreto Legislativo nº 82, de 7 de marzo de 2005.

7.2. Los formularios adquiridos se numeran y anotan, diariamente, en un registro cronológico especial, indicando los siguientes datos

número progresivo y fecha de la delegación/revocación;

código fiscal y datos personales/nombre del contribuyente delegante

datos del documento de identidad del firmante de la delegación/revocación.

7.3. La Agencia Tributaria realiza comprobaciones de los formularios también en las oficinas de los intermediarios . Si se detectan irregularidades en la gestión de los poderes/revocaciones, la Agencia procederá, entre otras cosas, a la revocación a que se refiere la primera frase del apartado 1 del artículo 8 del Decreto ejecutivo de 31 de julio de 1998. Todo ello sin perjuicio de la responsabilidad civil y de la aplicación de las sanciones que procedan.

Agenzia delle Entrate

Procure, por tanto, no omitir ningún documento de identidad y mantener los documentos correctamente numerados.

¿Cómo funciona la delegación en el cajón fiscal de facturas electrónicas?

Se trata de dar a su intermediario financiero, por ejemplo su contable, la posibilidad de consultar y actualizar toda la información contenida en el cajón fiscal del contribuyente, como los pagos a Hacienda. Para conferir el poder, puede utilizarse el mismo formulario que para los poderes de facturación electrónica.

Prórroga prevista para los apoderamientos 2021

Debido a las restricciones de desplazamiento introducidas en 2020, a menudo ha surgido el problema de adquirir el formulario de apoderamiento con la firma original del contribuyente. Por este motivo, se solicitó una prórroga de la validez de los poderes, en lugar de volver a presentar la solicitud.

La solicitud fue concedida por la Resolución de 11 de diciembre de 2020. En esta última resolución se establecía una prórroga de un año del plazo de validez de los apoderamientos para los servicios de facturación electrónica únicamente para la utilización de los servicios de los portales telemáticos de la Agencia Tributaria.

Así, el plazo de apoderamientos se ha trasladado al periodo comprendido entre el 15 de diciembre de 2020 y el 31 de enero de 2021. Por tanto, la prórroga se ha ampliado a todo el año 2021.