La desmaterialización de las facturas como palanca de productividad
¿Cuál es la relación entre la gestión de facturas sin papel y la productividad?
Eso es lo que vamos a explicar en este artículo.
Pero antes, un breve recordatorio de lo que es una factura y el papel que desempeña en la gestión de una empresa.
Facturas, precontabilidad y gestión financiera
Una factura es un documento contable (del mismo modo que una declaración de gastos o un extracto bancario) que registra la recepción o el pago de dinero. En una empresa, todos los flujos monetarios y financieros deben contabilizarse.
La precontabilidad, por su parte, consiste en recopilar, organizar y transmitir todos los documentos contables para su tratamiento. Esta etapa es necesaria para llevar correctamente la contabilidad, lo que implica controlar regularmente los estados financieros.
Para que una empresa funcione, es necesario controlar una serie de indicadores. El seguimiento de las cifras es precisamente lo que llamamos gestión financiera. Cuando se controla adecuadamente, la gestión financiera debe permitir tomar decisiones (como invertir, ahorrar o solicitar un préstamo) para obtener beneficios.
En definitiva, la gestión de facturas es clave para el crecimiento de una empresa.
Tendencias 2020 en la desmaterialización de facturas
El barómetro sobre las prácticas de desmaterialización de las facturas entre las empresas francesas es bastante esclarecedor sobre las motivaciones que impulsan a las empresas a desmaterializar la gestión de sus facturas.
En 2020, el 76 % de las empresas encuestadas disponía de al menos una solución para desmaterializar sus facturas a efectos fiscales. Esto supone un 15 % más que en 2018.
Hay tres razones por las que las empresas optan por desmaterializar sus facturas:
- la obligación reglamentaria: 52%, 30 puntos más que en 2018,
- la búsqueda de ganancias de productividad: 49% (2 puntos menos que en 2018),
- y el cumplimiento de las exigencias de los clientes: 49% (-10 puntos respecto a 2018).
💡 La obligación reglamentaria se refiere a la introducción de la facturación electrónica a partir de 2023. Esta disposición forma parte de la Ley de Finanzas de 2020 para combatir el fraude en el IVA.
Aparte de los aspectos legales, hay una serie de ventajas para las empresas:
- ahorro de papel
- facilitar el archivo de documentos contables
- reducir los errores de introducción de datos
- acortar los plazos de pago
- proteger datos sensibles
- facilitar la resolución de litigios
- y reflejar una imagen de marca más moderna.
Asimismo, según el barómetro, las 3 principales ventajas de la desmaterialización son las siguientes
- trazabilidad del proceso
- fiabilidad del proceso
- cumplimiento de la normativa.
Por último, mientras que hace dos años los beneficios empresariales eran más difíciles de captar que los técnicos, el año 2020 verá la entrada de dos beneficios puramente empresariales:
- reducción del plazo de pago
- mejor cumplimiento de los plazos de pago.
Los retos de la facturación electrónica
La transformación digital de las empresas en Francia, en particular de las PYME, va a la zaga de sus vecinos europeos. Ocupando el puesto 15 en términos de digitalización, Francia también está experimentando retrasos en los pagos.
A finales de 2019, las pymes francesas cobraron con 11,5 días de retraso de media. Y estos retrasos no fueron sin consecuencias, ya que fueron la causa de una quiebra de cada cuatro. La desmaterialización de las facturas se enfrenta, por tanto, a varios retos importantes:
- Cuestiones operativas: la creación de diarios contables y la utilización de cuentas específicas mejoran la eficacia operativa.
- Cuestiones ecológicas: cada año se consumen 339 millones de toneladas de papel en todo el mundo. Es decir, 10 kg por segundo. Y cuando uno se da cuenta de que un kilo de papel requiere 2 kilos de madera y 60 litros de agua, comprende rápidamente la magnitud de la huella medioambiental.
- Cuestiones de seguridad: almacenar, archivar y acceder a datos financieros (sensibles) es esencial, y es más eficiente cuando el proceso está digitalizado.
- Cuestiones reglamentarias: las empresas tendrán que adoptar la facturación electrónica de aquí a 2023-2025 o se arriesgan a ser multadas con hasta el 50% del importe de la factura.
- Cuestiones económicas: tramitar manualmente una factura de proveedor cuesta unos 14 euros, y una de cliente entre 5 y 8 euros. A escala europea, las empresas podrían ahorrar 64.500 millones de euros si prescindieran del papel.
La estructura de costes de una factura
Como acabamos de mencionar, además de las cuestiones operativas, ecológicas, de seguridad y reglamentarias, la gestión desmaterializada de las facturas representa un reto económico importante.
Para ayudarle a comprenderlo, he aquí el desglose de costes entre una factura de proveedor y una factura de cliente:
- 1/3 para el proveedor que emite la factura
- y 2/3 para el comprador que debe pagarla.
La factura del proveedor es, por tanto, más lenta y costosa que la factura del cliente. Con la desmaterialización, es posible ahorrar entre un 25 y un 50% del coste de tramitar una factura de proveedor, al tiempo que se acelera todo el proceso.
El coste de tramitar manualmente las facturas de proveedores incluye un retraso de dos semanas (entre la recepción y el pago) y representa 14 euros por factura. A esto hay que añadir los plazos de pago (en torno a una semana) y el coste del alquiler de almacenes.
Los costes invisibles, por su parte, se ocultan en los retrasos en los pagos, el incumplimiento de los plazos (con sanciones y litigios) y el deterioro de las relaciones con los proveedores.
Pero a pesar de la introducción obligatoria de la facturación electrónica de aquí a 2023-2025, el 80% de las facturas a proveedores siguen emitiéndose en papel. Entre los obstáculos a los que se enfrentan las empresas, la dificultad de medir el retorno de la inversión de la desmaterialización de las facturas encabeza la lista con un 59% (seguida de la resistencia al cambio, la dificultad de medir el retorno de la inversión de la desmaterialización de las facturas).Por último, con un 36,5%, la dificultad de integración en el sistema de gestión global.)
Cifras clave de la desmaterialización de las facturas
A la hora de medir el ROI de la facturación sin papel, bastan algunas cifras:
- En Francia se emiten 2.500 millones de facturas al año.
- El 5% de la facturación de una empresa se gasta en la gestión de documentos en papel.
- El plazo medio de tramitación de una factura, desde su recepción hasta su pago, es de 8,6 días.
- El coste de emisión de una factura de venta emitida es de 5 euros en formato electrónico frente a 9,5 euros en papel.
- Para una factura de compra entrante, el coste es de 7,5 euros (electrónica) frente a 13,8 euros (en papel).
- El 75% de las empresas que desmaterializan sus facturas afirman haber mejorado sus relaciones con clientes y proveedores.
- Y, por término medio, la desmaterialización de las facturas ahorra un 30% de tiempo y 70 kg de papel a lo largo de un año.
3 consejos para que la desmaterialización de sus facturas sea rentable
En conclusión, aquí tiene 3 consejos útiles y aplicables para garantizar la rentabilidad de la desmaterialización de sus facturas.
- En primer lugar, le recomendamos que sea metódico a la hora de archivar sus facturas. Sea cual sea su método (cronológico, alfabético, por cliente/proveedor u otro), debe permitirle encontrar rápida y fácilmente todos los tipos de documentos contables: factura, extracto bancario, declaración de gastos, etc. Este enfoque riguroso le ahorrará un tiempo precioso en el día a día y le evitará tensiones (y/o sanciones) en caso de auditoría.
- A continuación, equípese con un software de alto rendimiento como Dext. No necesita necesariamente una herramienta compleja que cubra todos los aspectos de su negocio. Hay soluciones fáciles de usar, que interactúan con el ecosistema contable y son sencillas de utilizar. Empieza con una prueba gratuita cuando se acerque el periodo de facturación, para hacerte una idea de la situación. La mayoría (si no todos) de los paquetes de software del mercado ofrecen esta opción.
- Por último, te recomendamos que busques el asesoramiento de un experto, ya sea en una empresa o directamente adscrito a tu departamento de contabilidad. Los contables profesionales tienen la ventaja de ser polivalentes y pueden ofrecerle un asesoramiento excelente, ya sea en contabilidad, finanzas o fiscalidad. Le ayudarán a optimizar sus procesos y a ahorrar siempre que sea posible.
Artículo traducido del francés