Todo lo que debes saber para realizar una factura de empresa

Una factura de empresa no debe tomarse a la ligera. La creación de un documento de facturación es un paso importante pues te permite hacer valer tu derecho al pago ante tus clientes y justificar tu actividad contable ante la ley.

En este artículo, repasamos todos los detalles que debes tener en cuenta para hacer facturas: quién está obligado a hacerlas, las partes que debe incluir y qué tipos de factura existen.

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¿Qué es la factura de empresa?

Una factura de empresa es un documento mercantil que muestra una acción comercial. En otras palabras, es un documento que sirve como comprobante de la compra o la venta de un producto o servicio por parte de una empresa.

👉  Las facturas tienen validez legal y fiscal. Más allá de eso, son importantes para conocer qué soluciones tienen más éxito o cuál es la mayor fuente de ingresos de la empresa.

💡  La facturación de una empresa engloba todas las operaciones realizadas desde la creación de una factura hasta el cobro de esta:

• Elaboración,
• envío al cliente,
• gestión de pagos.

¿En qué casos se debe elaborar una factura?

La facturación es una obligación ineludible para toda entidad (empresarios o autónomos) que realice operaciones de compraventa de bienes y servicios. Entre ellas se incluyen todas las áreas de producción, distribución y prestación de servicios.

👉  Es esencial aclarar la relación entre tu empresa y tus clientes, ya sean particulares o profesionales. Toda empresa debe llevar un control de su actividad económica. Por lo tanto, toda transacción mercantil debe registrarse mediante la elaboración de una factura.

☝️  La factura se emite después de la venta de un bien o la realización de un servicio. Este documento activa la solicitud de pago de los clientes. También prueba que has ejecutado la orden de pago y te otorga el derecho a reclamar tu cuantía.

💡  En el caso de una tienda, la factura suele sustituirse por la presentación de un recibo o un tique de compra en lugar de una factura. Sin embargo, si el cliente solicita una factura, no puedes negarte.

Cuándo es obligatorio emitir facturas

Grosso modo, la elaboración y emisión de facturas es una actividad necesaria si:

• El cliente es otra persona jurídica.
• El cliente es la Administración Pública.
• El cliente lo solicita pese a no ser una persona jurídica (para fines tributarios).
• La transacción es intracomunitaria.
• Se trata de una exportación de bienes sin IVA.

👉  Debes conservar una copia de todas las facturas emitidas a tus clientes y recibidas por parte de tus proveedores, además de registrarlas en los libros pertinentes.

💡  El reglamento de facturación se especifica en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Según la ley, para poder emitir facturas con IVA, debes estar registrado como sujeto pasivo a efectos de la Agencia Tributaria (Hacienda).

Cuándo no es obligatorio emitir facturas

Existen algunas excepciones en cuanto a la obligación de realizar facturas. Así, generalmente no es preciso en los siguientes casos:

• Operaciones libres de IVA (aunque pueden darse algunas situaciones en que sí lo sean, como en el caso de los servicios sanitarios).
• Operaciones realizadas por personas jurídicas acogidas al régimen simplificado del IVA.
• Operaciones con recargo de equivalencia (aunque también pueden darse otras excepciones, como en el caso de los inmuebles).
• Operaciones que formen parte del régimen especial de agricultura, ganadería o pesca.

¿Qué debe aparecer en una factura?

Para que tenga validez legal, una factura debe incluir distintos datos obligatorios:

• Número de factura.
• Série numérica de la factura.
• Fecha de expedición.
• Datos del emisor o vendedor: nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección fiscal.
• Datos del receptor o cliente: nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección fiscal.
• Descripción del producto o servicio.
• Precio por unidad, sin IVA.
• Base imponible.
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) e IRPF.
• Tipo impositivo.
• Cuota tributaria.

👉  Si la adquisición del bien o servicio contempla un descuento, también debes indicar el mismo en la factura.

Ejemplo de una factura

La estructura o forma de una factura suele variar de una empresa a otra; siempre y cuando respete la información mínima obligatoria, puede personalizarse. Ahora que ya sabes todos los detalles de la factura de empresa, veamos un ejemplo de cómo puede ser una factura.

🔵  Modelo factura:

Modelo de factura gratuito > Plantilla para descargar

Lo hemos avanzado, la facturación empresarial, a parte de ser obligatoria en la mayor parte de las ocasiones, es de suma importancia para la empresa.

Si realizas una actividad económica, seguramente deberás enfrentarte a esta tarea en algún momento u otro. A la hora de realizar una factura, hay que decir que siempre es mucho más fácil acudir a una plantilla o modelo preestablecido (que puedas personalizar, claro está).

Descarga gratis nuestro práctico modelo factura excel:

👉  Si lo prefieres, también puedes descargar gratis un modelo de factura en Word:

Descarga el modelo en Word

 🎯  Si bien con una plantilla puedes simplificar la tarea de facturación, a menudo, un poco tediosa, existen otras herramientas que pueden ser todavía más prácticas: los software de facturación. Este tipo de programas ayudan a respetar el marco legal y a olvidarte de realizar las facturas una por una, pues cuentan con la automatización de distintos procesos. ¡Olvídate de trabajar las tareas repetitivas y di hola al alto rendimiento!

5 tipos de facturas

Por sus características, podemos distinguir entre 5 tipos de factura:

▶️  Factura ordinaria

La factura usual, la que incluye todos los datos y se realiza cuando hay una acción de compravenda de un bien o servicio.

▶️ Factura rectificativa

Aquella que elaborar en el caso de haber un error en la factura emitida. Por lo tanto, como el nombre indica, consiste en una rectificación o corrección.

▶️  Factura proforma

Es un tipo de factura que no es reconocida a nivel fiscal. Así, puede ser considerada como un borrador que suele realizarse antes de cerrar una venta.

▶️  Factura recapitulativa

Consiste en un documento donde se detallan todas las facturas emitidas a un mismo cliente durante un periodo de tiempo determinado.

▶️  Factura electrónica

Por último, la e-factura o factura web no tiene más diferencia con las otras que su formato electrónico.

💡  A parte de la factura completa, también existe la posibilidad de emitir una factura simplificada. Esta es, en efecto, el tique de compra del que también hemos hablado.

En cuanto a sus particularidades, destacar que esta no incluye información del cliente pero sí debe aplicar el IVA, aunque no se debe señalar imperativamente desglosado.

Por otro lado, este tipo de factura suele realizarse cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido), aunque también existen excepciones que permiten elaborarla hasta los 3.000 euros (IVA incluido) de gasto.

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[Bonus] ¿Cómo puedo ver la facturación de una empresa?

Para finalizar, si te gustaría tener una referencia de la facturación de otra empresa (de tu competencia, por ejemplo), eso no es tarea complicada.

En ese sentido, las cuentas anuales de una empresa deben presentarse cada año al Registro Mercantil. Y estas son públicas.

Por lo tanto, puedes tener acceso a los libros contables obligatorios de cualquier empresa. Pero ten en cuenta una cosa: si la entidad no está creada como Sociedad, esta no tendrá la obligación de presentar sus registros.