Autoservicio del Empleado (ESS): ¿In situ o para llevar?
El autoservicio es cada vez más habitual en el ámbito del cliente: en su vida cotidiana, probablemente ya se haya servido usted mismo en la gasolinera, en un restaurante de comida rápida o en una caja automática. El principio del autoservicio también está cada vez más extendido en la administración de personal: Se llama Employee Self Service (ESS). Los portales del empleado y los sistemas de autoservicio ofrecen a empresas y empleados muchas ventajas, pero también pueden causar problemas.
Pero lo primero en el menú del día es la definición de Autoservicio del Empleado. ¿Se come en casa o para llevar?
Definición: ¿Qué es el Autoservicio del Empleado (ESS)?
Un Autoservicio del Emple ado ( Employee Self Service, ESS) es un sistema digital o un portal web de la empresa en el que los empleados pueden acceder a información relacionada con el personal: Tienen acceso a su expediente personal digital y pueden gestionarlo. Los portales del empleado son una característica de la mayoría de los sistemas modernos de gestión de RR.HH. (o software de RR.HH.) que permiten a los empleados realizar directamente tareas relacionadas con el trabajo que tradicionalmente han sido gestionadas por el departamento de RR.HH., tales como
- Cambiar la información de contacto,
- Registrar los gastos de viaje,
- descargar nóminas,
- solicitar vacaciones y ausencias, etc.
¿Por qué Autoservicio del Empleado?
En un mercado cada vez más competitivo para los empleados con talento, la tecnología de Autoservicio del Empleado ayuda a crear una cultura de trabajo positiva y a retener el talento, ya que ofrece a los empleados un control directo sobre sus datos de RRHH.
Los sistemas ESS están cada vez más optimizados para su uso móvil en plataformas similares a las redes sociales y suelen formar parte de estrategias más amplias de compromiso de los empleados que pueden incluir programas de bienestar, reconocimiento, sistemas de gestión del aprendizaje y actividades sociales en toda la empresa.
Ventajas del Autoservicio del Empleado
Cuando el Autoservicio del Empleado se implanta correctamente, una organización puede obtener beneficios inmediatos en productividad y eficiencia.
Satisfacción de las expectativas de los empleados
Algunos empleados ya no se conforman con tener un intermediario. Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, a menudo es difícil que todas las voces sean escuchadas. Con los sistemas de autoservicio, ahora es más fácil que los empleados sean escuchados directamente por los departamentos pertinentes. Esto permite a las empresas satisfacer mejor las expectativas de sus empleados.
Racionalización de los procesos
Antes, todos los datos de personal tenían que ser introducidos en el sistema por una persona especialmente formada. La información sobre nóminas solía crearla otro departamento o posiblemente un tercero, y otra información sobre ingresos la gestionaba otro departamento u organización.
Los portales de autoservicio ayudan a agilizar todos estos procesos al vincular estos sistemas entre sí y hacer que la información sea accesible para todos. La comunicación entre el personal de RR.HH. y los empleados es mucho más fácil, lo que ahorra tiempo a ambas partes.
Ahorro de tiempo
Una gran ventaja del autoservicio de algunos procesos de RRHH es que se reduce la carga de trabajo del personal de RRHH. Los departamentos de RRHH suelen estar sobrecargados: Lo que los empleados pueden hacer por sí mismos es muy útil para RRHH. Los portales de empleados permiten a los empleados ver sus propios horarios, comprobar las nóminas, fichar a la entrada y a la salida, ajustar las hojas de horas, actualizar los beneficios, cambiar sus datos personales y mucho más.
De este modo, los responsables de RRHH tienen mucho más tiempo para centrarse en tareas más importantes, como las personas: el tiempo de los responsables de RRHH ya no se dedica a introducir datos o simplemente a procesar la información de los empleados. En consecuencia, pueden concentrarse plenamente en cuestiones que requieren contacto humano .
Reducción de errores en la introducción de datos
El autoservicio del empleado no sólo hace que la introducción y transferencia de datos sea más rápida y eficiente, sino que también ayuda a evitar errores.
El error humano siempre ha sido un factor importante a la hora de introducir información manualmente. Con el Autoservicio del Empleado, los errores en la transferencia de datos quedan prácticamente eliminados y los responsables de RR.HH. pueden reconocer errores en los datos de empleados o solicitantes añadidos recientemente con mucha más facilidad.
Más responsabilidad personal para los empleados
El acceso directo a su información mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados. La transparencia y la calidad de los datos están realmente garantizadas gracias al autoservicio del empleado. Los empleados también pueden ver información sobre formación y desarrollo, lo que les da más control sobre sus propias carreras. Los empleados más comprometidos suelen ser más leales a su organización y también más productivos.
Fomento del trabajo a distancia
Otra ventaja de un portal de autoservicio es que suele estar basado en la nube. Los empleados pueden acceder al portal desde cualquier lugar, ya estén trabajando desde casa, en un dispositivo móvil o en otro edificio de oficinas. Nadie tiene que esperar a volver a la oficina principal para iniciar sesión en el portal de autoservicio.
Además, los empleados pueden acceder a su información en cualquier momento. No tienen que esperar al horario laboral ni a la presencia de un miembro del departamento de RRHH. Los empleados pueden obtener respuesta a sus preguntas o actualizar su información tan pronto como lo necesiten.
Desventajas del Autoservicio del Empleado
Por supuesto, también hay algunas dificultades potenciales con el uso de un ESS.
Seguridad de los datos
Dado que un Autoservicio del Empleado contiene información personal y a veces sensible de los empleados, debe garantizarse el máximo nivel de seguridad de los datos. En la solución de RR.HH., existen autorizaciones de acceso que pueden asignarse individualmente para que no todos los empleados puedan acceder a todos los datos de los empleados y modificarlos.
Formación de los empleados
El uso del autoservicio implica que los empleados necesitan formación adicional. Con tantos aspectos diferentes del sistema, la formación puede llevar más tiempo que con otros tipos de software, incluso si las secciones individuales son relativamente sencillas.
Gestión de cambios
También puede ser un proceso largo educar a los empleados sobre las capacidades de los sistemas de Autoservicio del Empleado y conseguir que los utilicen.
Pasar de los sistemas de autoservicio antiguos a los nuevos puede implicar decisiones difíciles sobre los proveedores, como si los sistemas de distintos proveedores son compatibles o si un sistema ESS independiente debe sustituirse por un módulo especializado de un proveedor de software de RR.HH. o ERP.
Artículo traducido del alemán