SIRH: definición de la verdadera navaja suiza de los RR. HH.
Si se trata de gestionar los procesos de recursos humanos a la McGyver, lo primero que necesitas es contar con una herramienta capaz de resolver diferentes problemas.
En este sentido, para los responsables de recursos humanos, un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) viene siendo sinónimo de navaja suiza. En otras palabras, la herramienta capaz de simplificar tareas, mejorar procesos, optimizar comunicaciones y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral. ¡Casi nada!
🧰 Porque más vale maña que fuerza, revisemos la utilidad y las funcionalidades de esta herramienta.
¿Qué es un SIRH o Sistema de Gestión de Recursos Humanos?
Un SIRH es una Sistema de Información de Recursos Humanos compuesto por varios módulos que permiten automatizar las tareas específicas a cada proceso relacionado con los RR. HH.:
- Gestión administrativa del personal;
- gestión de nóminas y retribuciones;
- gestión del tiempo y horarios (vacaciones, ausencias, formaciones);
- gestión de notas de gastos;
- evaluación del desempeño de cada empleado;
- mapeo de habilidades y cualificaciones;
- entrevistas profesionales,
- gestión del conocimiento (a menudo apoyada por un knowledge manager),</p
- programas e-learning y formación;
- gestión del talento;
- e-reclutamiento;
- aplicación y respeto de las leyes y normas vigentes;
- informe social;
- reportes e informes para la gerencia.
Un SIRH es clave en la consecución de objetivos como: asegurar una alta competitividad, dar cumplimiento a un marco normativo en constante cambio y evolucionar conforme al mercado laboral.
Objetivos de un SIRH: transformación digital y productividad
Un estudio sobre Tendencias Globales en Recursos Humanos de Deloitte, titulado “Reescribiendo las reglas para la era digital”, pone al descubierto el gran desafío de las empresas: tener éxito en su transformación digital con el objetivo de aumentar la productividad.
El Departamento de Recursos Humanos debe asumir nuevas responsabilidades estratégicas para la evolución de la empresa: se trata de guiar la transformación digital de forma pedagógica para que sea adoptada por todos los empleados.
La apropiación de las tecnologías y de sus usos permite a todos los empleados una reactividad nunca antes alcanzada.
Una metodología de trabajo SMAC permite a las empresas una integración y una utilización óptima de las herramientas digitales.
¿SMAC?
SMAC es la abreviatura de Social, Mobile, Analytics y Cloud. Un nuevo concepto considerado por los expertos como la fórmula para el éxito digital de las empresas. En otras palabras, son las tendencias en el uso de la tecnología de la información en las empresas, las cuales permiten una organización en tiempo real más colaborativa y productiva.
¿De qué se trata?
1. Social: abarca la dimensión social o, más exactamente, de las herramientas y funcionalidades que permiten trabajar de manera transversal para favorecer la productividad. Las denominadas tecnologías sociales (las redes sociales corporativas, por ejemplo) ayudan a compartir conocimiento y a promover la colaboración.
2. Móvil: el uso de internet en dispositivos móviles está más que democratizado. En el contexto profesional, las soluciones móviles de recursos humanos ofrecen a sus usuarios un acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una empresa que quiera optimizar su organización debe hacer de las tecnologías móviles su prioridad número uno.
3. Analytics: contar con datos inteligentes se traduce en una gestión inteligente.
El procesamiento de datos (Big Data) se convierte en un imperativo para obtener datos organizados, inteligentes y útiles. El procesamiento de datos inteligentes integrado a un SIRH ayuda a los responsables de recursos humanos a realizar análisis predictivos y a detectar tendencias de comportamiento con el fin de simular un plan de acción y evaluar la efectividad.
4. Cloud: las soluciones SaaS (Software as a Service) revolucionan el trabajo de los Recursos Humanos. Los componentes sociales, móviles y analíticos se reúnen en una misma herramienta accesible en línea. Las actualizaciones automáticas permiten actuar de conformidad con las normas y leyes vigentes. La nube proporciona a las empresas agilidad y escalabilidad sin límites, así como la confidencialidad y la seguridad de la información.
Características del Sistema de Información de Recursos Humanos
1. Posibilidades sociales
- Gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias;
- consultación del organigrama;
- consultación de los puestos vacantes;
- gestión de las solicitudes de formación;
- consultación de datos y acceso a un espacio personal;
- acceso a un espacio de gestión de contenidos en línea;
- posibilidad de verificar datos personales;
- respuestas a encuestas;
- notas, comentarios y recomendaciones.
2. Beneficios colaborativos
Las herramientas digitales tienen un impacto positivo en la motivación de los utilizadores: transmiten confianza y transparencia.
- Hacer la comunicación más fluida;
- responder a las expectativas de los colaboradores;
- crear nexos con el objetivo de mejorar la gestión del talento;
- aumentar la productividad y disminuir los riesgos de errores;
- adaptarse a las necesidades de movilidad de los colaboradores;
- adaptarse a los cambios causados por la mundialización;
- satisfacer tanto a la Dirección como a los accionarios.
3. Usos de la análitica
- Remuneración;
- búsqueda de perfiles de los candidatos y reclutamiento;
- gestión del rendimiento;
- planificación de la mano de obra;
- gestión de carreras;
- absentismo.
4. Ventajas del SaaS
- Productividad en la gestión administrativa;
- movilidad, escalabilidad y flexibilidad;
- ahorro de costes;
- confidencialidad y seguridad de los datos;
- respeto de las disposiciones legales.
Funcionalidades y ventajas del Sistema de Gestión de Recursos Humanos para las empresas
| Servicios | Ejemplos | Ventajas |
|---|---|---|
|
Centralizar la información y los datos |
- Seguimiento del tiempo consagrado a cada actividad. |
- Mejor seguimiento del rendimiento. |
|
Centralizar las tareas y simplificar la ejecución |
- Boleta de pago y contrato de trabajo desmaterializados y accesibles en línea. |
- Ahorro de tiempo. |
| Favorecer la participación de los colaboradores |
- Los colaboradores ingresan la información requerida. |
- Aumento de la responsabilidad por parte de los empleados. |
| Conectar las herramientas entre ellas (interoperabilidad) |
- Las informaciones completadas en un módulo pueden ser exportadas para ser utilizadas por otro módulo diferente. |
- Evita tener que ingresar varias veces los mismos datos. |
| Hacer las herramientas accesibles (en línea) |
- Los usuarios pueden conectarse a distancia. |
- Optimiza la organización. |
| Trabajar en un entorno colaborativo |
- Una interfaz intuitiva. |
- Fácil de usar. |
Ejemplos de plataformas para la gestión de recursos humanos
Altamira HRM: un software en la nube para la gestión integral de los recursos humanos
Altamira HRM es una aplicación empresarial para la gestión de recursos humanos, adaptada a las necesidades de todo tipo de empresa. Desde una misma plataforma en la nube, los procesos propios del Departamento de Recursos Humanos se benefician de actualizaciones constantes y de nuevas funcionalidades que garantizan su eficiencia.
La suite de recursos humanos de Altamira HRM contempla desde la selección y reclutamiento de candidatos, pasando por la gestión del talento humano (formación, evaluación de desempeño, gestión de ausencias y vacaciones), hasta el análisis de datos y la generación de informes.
Toda la experiencia de Altamira se refleja en seis aplicaciones diferentes que se pueden adquirir por separado o en conjunto como:
- Altamira Recruiting, para asegurar un reclutamiento de talento humano eficaz.
- Altamira Employees, para centralizar todos los datos y documentos de la plantilla.
- Altamira Learning, para gestionar la formación de los/las trabajadores.
- Altamira Performance, para llevar a cabo la evaluación de desempeño.
- Altamira Vacaciones y Ausencias, para administrar todo tipo de solicitudes y aprobaciones.
- Altamira Asistencias, para asegurar el control horario en la empresa.
Altamira HRM
Bizneo HR suite: software de recursos humanos con tecnología de vanguardia
La plataforma dedicada a la gestión de recursos humanos (Core HR) de Bizneo HR suite, además de ser intuitiva y amigable, cumple legalmente con la normativa vigente (GDPR) y te ofrece la posibilidad de integrarse con tu software de nóminas.
Diez veces más ágil que las hojas de cálculo tradicionales, esta herramienta cuenta con más de diez módulos que optimizan procesos operativos en todo el ciclo de vida del empleado: reclutamiento, identificación, desarrollo y retención.
Al profesionalizar tu base de datos empleados con Bizneo HR suite, obtienes las siguientes ventajas:
- Automatización de los procesos operativos o manuales de RR. HH. en más del 40%.
- Generación de una cultura de autogestión para cada trabajador y su vida laboral.
- Disminución del tiempo dedicado a papeleo y procesos burocráticos, gracias a una herramienta segura y disponible 24/7.
- Aumento de la satisfacción de los trabajadores al poder gestionar su tiempo laboral, vacaciones, contratos, ausencias, evaluaciones y más desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Acceso a una herramienta que evoluciona y crece según los requerimientos de tu empresa.
Bizneo HR Suite
Factorial: la gestión de RR.HH. integral
El software de gestión de RR.HH. de Factorial te permite optimizar la gestión del capital humano de tu empresa, al hacerse cargo de todo lo relacionado con el área de recursos humanos, lo que te permite ahorrar tiempo y ser más eficiente en todas tus demás tareas.
Factorial te ofrece herramientas para hacer seguimiento a los indicadores de desempeño empresarial, generar informes y evaluar el rendimiento de los empleados. Asimismo, admite integraciones con otras herramientas como Slack, Zapier e incluso con tus propias aplicaciones.
La pertinencia de optar por esta solución, reside en el hecho de permitirte automatizar las tareas administrativas, a través de funcionalidades tan variadas como:
- gestión de permisos y ausencias,
- gestión del tiempo de trabajo,
- gestión documental,
- firma electrónica,
- reclutamiento y selección de personal,
- incorporación, integración y la salida de los empleados.
Factorial
Personio: el sistema operativo que acompaña a las pymes y a sus trabajadores
Personio es un software de recursos humanos todo en uno que acompaña a las pymes en su misión por optimizar los diferentes procesos del departamento de recursos humanos y así poder dedicar más tiempo y atención a las personas.
La plataforma de gestión de RR. HH. de Personio incluye procesos que van desde el reclutamiento y selección del mejor talento, hasta la gestión y el acompañamiento del mismo a lo largo de su ciclo en la empresa.
Con Personio, la eficiencia y la transparencia en los procesos se hacen posibles a través de funcionalidades como:
- Gestión integral de candidatos: desde la publicación de las ofertas de empleo en diferentes portales, hasta el desarrollo completo de los procesos de selección.
- Administración del personal: cada detalle de la integración del nuevo talento es llevado a cabo con cuidado. Desde un mismo lugar se logra:
- La centralización de solicitudes,
- el registro de las jornadas laborales,
- la recopilación de toda la información sobre las y los trabajadores en expedientes digitales.
- Evaluaciones y formación: reconocer el potencial de la plantilla pasa por la organización de reuniones en torno al desempeño y el establecimiento de capacitaciones que le permitirán avanzar en sus objetivos profesionales.
- Optimización del flujo de trabajo: por medio de secuencias de aprobación claras y efectivas, recordatorios, plantillas y otros recursos como la firma electrónica, los procesos de recursos humanos se agilizan y optimizan.
Personio
Yunbit RRHH: software para la gestión y desarrollo de recursos humanos
Yunbit RRHH es una completa herramienta para la gestión de los recursos humanos laboral, selección, formación, desarrollo, comunicación interna. Yunbit RRHH es ¡una solución todo en uno!
Principales funcionalidades de Yunbit RRHH:
- Automatización de procesos: solicitudes y aprobación de vacaciones, compensación, vehículos de empresa, notas de gastos.
- Gestión laboral: nóminas, certificados de retenciones, datos de la seguridad social.
- Gestión del talento: definición de puestos, planes de carrera, evaluación del desempeño.
- Comunicación interna: portal del empleado disponible adaptado a la imagen de cada organización.
Yunbit RRHH
8 preguntas que debes hacerte antes de elegir e implementar un Sistema de Recursos Humanos
Pregunta # 1: ¿Puedo centralizar todas mis actividades dentro del mismo SIRH?
Algunas soluciones permiten la gestión de todos los procesos y funcionalidades con el objetivo de cubrir todas las necesidades del departamento de RR. HH.: administración de personal, reclutamiento, gestión de competencias, formación, gestión del talento, ausencias y vacaciones, nóminas, notas de gastos, etc.
Pregunta # 2: ¿Puede la solución evolucionar según mis necesidades?
Modularidad y personalización: dos características fundamentales. El aspecto modular se refleja en la posibilidad de agregar módulos conforme la empresa evoluciona. ¿Tu estrategia de recursos humanos está mejorando y la compañía está creciendo rápidamente? Entonces necesitas agregar un módulo de reclutamiento para facilitar la gestión de todos los contratos.
Pregunta # 3: ¿El software de recursos humanos me ayuda respetar la ley?
Los buenos editores de software SIRH incorporan en sus soluciones actualizaciones automáticas con el objetivo de respetar las disposiciones legales (por ejemplo: el cumplimiento de la normativa RGPD).
Pregunta # 4: ¿On-premise o en la nube?
¡En línea! ¡Sin duda alguna! Usar una solución SaaS (almacenado en la nube), es una garantía para la movilidad, la flexibilidad y la seguridad. Solo se necesita de una simple conexión a Internet para empezar a trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar. ¡Tus empleados podrán realizar solicitudes desde sus Smartphones!
Pregunta # 5: Una herramienta colaborativa e internacional, ¿es posible?
El aspecto social, gracias a un portal de recursos humanos accesible para todos los empleados, es importante para fomentar el trabajo colaborativo. Esta dimensión es necesaria en un SIRH si la empresa se desarrolla internacionalmente, ¡además de respetar el idioma y cumplir las leyes de cada país!
Pregunta # 6: ¿Es posible integrar la herramienta SIRH con otro software?
La interoperabilidad entre los sistemas de información evitan tener que volver a ingresar los datos y facilitan la disponibilidad de los mismos para diferentes usos. Tu SIRH debe ser capaz de capturar datos de otros software y de comunicarse con otras herramientas.
Pregunta # 7: ¿El almacenamiento de los datos es seguro?
Es necesario poder administrar los derechos de acceso a los datos de acuerdo con el estatus de los usuarios. Como mínimo para cualquier comunicación en Internet, es necesario el certificado de seguridad Secure Sockets Layer (SSL) ¡Sin dejar de lado el RGPD!
Pregunta # 8: ¿Quién me ayudará a configurar mi SIRH?
Muchas compañías proponen el acompañamiento en la implementación de sistemas SIRH: el soporte se personaliza desde el análisis de las necesidades de tu empresa. Los buenos fabricantes de soluciones te asisten incluso después de la instalación para que todos los usuarios puedan apropiarse del uso correcto de la herramienta.
Después de haber estudiado traducción e interpretación en la Universidad Central de Venezuela, Anaraya obtiene una licencia en lenguas, literaturas y civilizaciones extranjeras en la Universidad de la Sorbona en Paris IV y un Máster en Turismo Cultural en la Universidad de Lorraine con un año de intercambio en la Universidad de Barcelona. Después de una larga experiencia como profesora de español, incursiona en el mundo del marketing digital gracias a la redacción web para agencias de viajes en España. He aquí el principio de una nueva pasión y de una hermosa aventura: el SEO y el webmarketing.