[Tuto] ¿Cómo implantar el método OKR, de forma sencilla y eficaz, utilizando la tecnología?

Desde hace varios años, el modelo clásico de gestión "de arriba abajo" está totalmente cuestionado. Los empleados quieren que sus jefes les escuchen más, participar en las decisiones y estrategias y recibir información periódica. Y, sobre todo, quieren un trabajo que tenga sentido y contribuya claramente al éxito y a la razón de ser de la empresa.

Hoy en día, no tiene sentido fijar objetivos a principios de año y no evaluarlos hasta el final. La pandemia nos ha demostrado que las empresas y sus empleados deben ser capaces de adaptarse rápidamente a las nuevas prioridades, ya sea en la oficina o en casa. Por eso, cada vez más empresas optan por un método de gestión mucho más ágil y moderno: el OKR (Objetivos y Resultados Clave).

Este método da sentido al papel de cada uno en todos los niveles de la organización. Consiste en trabajar juntos para definir objetivos individuales, colectivos y transversales que estén alineados con la estrategia y la razón de ser de la empresa. A continuación, los equipos deciden cómo van a alcanzar estos objetivos para obtener los resultados clave y medibles asociados a ellos.

¿Por dónde empezar con el método OKR?

Contrariamente a la creencia popular, el método OKR es un enfoque de gestión que puede adaptarse a cualquier departamento de la empresa: Los directivos y sus equipos traducen los objetivos estratégicos de la empresa en OKR (a menudo trimestrales) enumerando simplemente de 3 a 5 objetivos individuales y colectivos a los que asocian un máximo de 3 resultados clave mensurables.

El objetivo es, por tanto, garantizar que las misiones de los empleados estén alineadas con las de la empresa, y luego poder ajustarlas a lo largo del tiempo si es necesario para mantener el ritmo de las prioridades empresariales. El enfoque debe ser ágil, y los directivos deben adoptar una postura de manager-coach para guiar a sus equipos en la consecución de estos objetivos, dándoles al mismo tiempo total autonomía sobre los medios elegidos para hacerles más responsables.

Los 6 pasos a seguir para definir correctamente un Objetivo u OKR

1. Proporcionar a los equipos un marco estratégico

Compartir las prioridades estratégicas de la empresa con los empleados es un primer paso esencial para implantar con éxito la gestión de los OKR. Serán el punto de partida y la fuente de inspiración para los distintos departamentos a la hora de crear sus OKR, que alinearán con estas estrategias.

Estos objetivos (máximo 5) deben ser de carácter transversal o global y estar basados en el siguiente ciclo de gestión (trimestral, semestral o anual).

2. Definición de objetivos

En primer lugar, hay que identificar y describir el objetivo. Es lo que se quiere conseguir movilizando a la organización, al equipo o al individuo en cuestión.

Por tanto, el Objetivo debe estar alineado con una de las prioridades estratégicas de la empresa y ser alcanzable para evitar desmotivar a los empleados desde el principio. Pero también debe ser ambicioso para impulsar el compromiso de todos y permitir que los equipos progresen juntos.

3. Traducir los objetivos en resultados clave

Una vez definido, el Objetivo debe traducirse en Resultados Clave, que servirán para medir la eficacia de las acciones emprendidas para alcanzarlo.

Por supuesto, estos Resultados Clave deben cuantificarse para que puedan medirse. Puede utilizar :

• una fecha
• un porcentaje
• una cantidad
• un número
• o cualquier otro dato que permita medir estos resultados clave y mostrar si se ha alcanzado o no el Objetivo.

Es aconsejable tener un máximo de 3 resultados clave por Objetivo. Esto permite centrarse en lo más importante y simplifica el seguimiento de todos los OKR en cada nivel.

4. Implicar a los equipos

Es esencial hablar con los miembros del equipo en cada etapa de los objetivos, desde su definición hasta su medición final, para asegurarse de que son los actores principales del éxito de sus OKR.

No se trata aquí de microgestionar sino, al contrario, de dar a los directivos y a los equipos la posibilidad de elegir su estrategia para alcanzar sus OKR y dejarles decidir por sí mismos cómo quieren traducir sus objetivos en resultados clave.

5. Poner la gestión al servicio del éxito del equipo

Una vez definido el plan de OKR, hay que aplicarlo y adaptarlo a cualquier imprevisto, obstáculo o incluso nueva idea que pueda surgir en el camino.

La dirección local desempeñará entonces un papel clave, y deberá pasar de una postura de "mando y control" a otra de gestor-entrenador. Un seguimiento regular permitirá intercambios pertinentes y constructivos para encontrar los mejores medios y enfoques, y hacer que los OKR sean un éxito. Cada directivo o un miembro del equipo podrá señalar rápidamente los puntos de bloqueo para que puedan discutirse con la dirección y avanzar rápidamente.

☝️ Dado el importante crecimiento del teletrabajo, es esencial disponer de una herramienta digital moderna para comunicarse eficazmente a distancia y facilitar esta conversación permanente entre directivos y equipos.

6. Hacer balance y ajustar Objetivos

Una vez finalizado el ciclo de gestión (trimestral, semestral o anual), el enfoque OKR continúa con una etapa clave que se desarrolla en 2 fases y que ayudará a preparar el siguiente ciclo:

1. La evaluación: se trata de evaluar la consecución de los Objetivos a través de los resultados obtenidos correspondientes a cada Resultado Clave. También es esencial analizar lo que ayudó o dificultó el rendimiento, e identificar lo que no funcionó para ser más eficaces en el futuro. En este análisis debe adoptarse un enfoque altamente colaborativo, y todos los éxitos deben celebrarse para destacar el papel desempeñado por cada individuo.
   
   
2. Alineación: es el momento de actualizar los resultados clave (KR) y ajustar los objetivos (O), asegurándose de que estos nuevos OKR siguen alineados con las prioridades estratégicas de la empresa.

Tutorial: aplicación del método OKR con la solución Zest

El uso de una solución web y móvil como la suite digital Zest simplifica el despliegue operativo del método OKR.

Es importante que la aplicación utilizada sea mobile first, es decir, que también se pueda acceder a ella desde una tableta o un smartphone. Esto permitirá asignar OKR a los empleados sobre el terreno (en tiendas o almacenes, sin ordenador ni correo electrónico profesional) e implicarlos en la estrategia y la razón de ser de la empresa.

En este tutorial, le mostraremos cómo utilizar la herramienta Zest para :

• definir objetivos
• asignar resultados clave mensurables
• implicar a los empleados
• poner la gestión al servicio de los equipos,
• evaluar y ajustar los objetivos.

Imaginemos a Viviane, responsable de RRHH de una empresa mediana. El departamento de RRHH ha decidido que uno de los objetivos del trimestre será mejorar el compromiso de los empleados de la empresa.

Por lo tanto, Viviane tiene que definir las acciones clave que llevará a cabo con sus colegas para lograr este objetivo.

Etapa 1

Para crear sus OKR, se conecta a su cuenta Zest en su ordenador, o a través de la aplicación móvil en su smartphone o tableta.

La función OKR se encuentra en el menú de la izquierda y forma parte del pilar "Éxito" de la suite digital Zest. A continuación, obtiene una visión general de los OKR en curso (si los hay) y su estado.

Para empezar, hace clic en "Crear un OKR".

A continuación, indica el título de su Objetivo (O): "Aumentar el nivel de compromiso de los empleados". A continuación, puede añadir o no una descripción de su objetivo. A continuación, debe elegir una fecha de inicio y otra de finalización (el tiempo permitido para alcanzar su Objetivo).

Una vez elegidas las fechas, haga clic en "Siguiente etapa".

Zest tips" están disponibles para orientar a Viviane y ayudarla a crear un Objetivo relevante para ella y su equipo:

Paso 2

Para involucrar a su equipo, Viviane puede añadir colaboradores. Un colaborador es un empleado que contribuirá a este OKR.

Cada colaborador recibe una notificación de que Viviane le ha asignado un OKR.

En Zest, un "colaborador" puede modificar las tareas y el progreso del OKR que se le ha asignado. Es libre de aceptar o rechazar participar en un OKR.

Tercera etapa

Viviane debe ahora elegir la visibilidad de su OKR, es decir, seleccionar las personas que podrán acceder a la información y a las actividades relacionadas con el OKR.

Hay tres modos disponibles:

• Privado: sólo Viviane y los colaboradores que ha añadido al OKR pueden acceder a él.
  
  
• Compartido: además de Viviane y sus colaboradores, su gerente y los administradores de su departamento pueden acceder al OKR para supervisarlo.
  
  
• Público: toda la empresa puede acceder al OKR creado por Viviane con el objetivo de alinear todos los OKR.

Viviane decide compartir su OKR con los responsables de los distintos departamentos, además de los colaboradores que ha elegido. Para ello, selecciona la opción "Compartido" y hace clic en "Siguiente etapa".

Etapa 4

Ahora es el momento de definir los Resultados Clave (KR), que le permitirán medir si su OKR se ha alcanzado. Para esta etapa, también dispone de consejos Zest.

Viviane define 3 Resultados Clave e indica los colaboradores (o contribuidores) que serán responsables de ellos. A continuación, hace clic en "Crear" para finalizar la creación de su OKR.

Su OKR es ahora visible desde su interfaz de usuario y Viviane, así como los colaboradores, pueden seguir su progreso en tiempo real.

Etapa 5

El equipo trabaja conjuntamente para supervisar el progreso del OKR.

El progreso de los OKR puede modificarse fácilmente y pueden añadirse comentarios. Los expertos de Zest recomiendan actualizar el progreso de los Objetivos y Resultados Clave una vez al mes.

Estos cambios serán visibles para todos los que tengan acceso al OKR.

¡Todo listo! Viviane y su equipo ahora pueden discutir el progreso de sus OKRs en actualizaciones regulares en Zest.