Todo lo que debe saber sobre los expedientes personales
¿Qué son los expedientes de personal y para qué sirven?
En el contexto de la administración de personal, los expedientes de personal son uno de los documentos más importantes que deben cumplir una serie de detalles y normas obligatorias.
¿Qué puede incluirse en el expediente de personal y qué obligaciones tiene el empleado? Las respuestas ⤵️
¿Qué es un expediente de personal? - Definición
Los expedientes de personal contienen documentos y registros relativos al trabajador y a la relación laboral. El empresario mantiene el expediente para sus empleados. Como reflejo de ello, debe ofrecer una imagen lo más completa, veraz y cuidada posible de la trayectoria profesional del empleado.
Sin embargo, en el sector público sólo existe una definición legal del expediente personal. Según el artículo 106 (1) de la Ley Federal de la Función Pública, un expediente de personal incluye "todos los documentos, incluidos los datos almacenados en ficheros, (...) en la medida en que tengan una conexión interna directa con la relación laboral".
No obstante, la creación de expedientes de personal también se recomienda en el sector privado para almacenar de forma organizada y segura los documentos de los empleados, que el empresario debe presentar de conformidad con la normativa sobre salud y seguridad en el trabajo (Ley de Horarios de Trabajo, Ley de Registros de Empleo o Ley de Protección de la Maternidad) o a las instituciones de seguridad social y las autoridades fiscales.
La forma del expediente personal tampoco está regulada por ley. La mayoría de las empresas han abandonado el formulario en papel y ahora utilizan expedientes de personal digitales. Sin embargo, incluso con esta nueva forma, debe mantenerse la protección de los datos de los empleados.
¿Qué se incluye en el expediente personal? - Contenido
El contenido del expediente personal tampoco está estipulado por ley. Los empresarios suelen incluir los siguientes documentos y papeles:
Documentos personales
- Apellidos, nombre
- dirección
- Fecha de nacimiento
- Sexo
- Nacionalidad
- Foto
- Permiso de conducir
- Declaración de empleo secundario
- Permiso de trabajo
- Certificados médicos
Documentos de solicitud
- Resultados de la prueba de solicitud
- Referencias laborales y certificados
- Curriculum vitae
- Carta de solicitud
- Notas de la entrevista
- Pruebas de formación continua
Documentos relacionados con el puesto
- Descripción del puesto
- Contrato de trabajo
- Modificaciones del contrato
- Promociones
- Advertencias
- evaluaciones
- Medidas de formación
- Carta de advertencia
Documentos de vacaciones y ausencias
- Solicitud de vacaciones
- Permiso parental
- Permiso de maternidad
Documentos de remuneración
- Datos bancarios del empleado
- Información sobre la remuneración básica y los componentes variables de la remuneración
- Anticipos
- Embargos salariales
- Tarjeta de la seguridad social
¿Qué no debe figurar en el expediente de personal?
La lista anterior es sólo un ejemplo para ayudarle a crear expedientes de personal. Por supuesto, puede omitir determinados documentos o añadir otra información que considere relevante.
En un expediente de personal sólo deben figurar documentos relacionados con el trabajo del empleado, es decir, no se admiten los hábitos privados de los empleados. En consecuencia, los siguientes documentos no deben incluirse en los expedientes de personal:
- Motivos e informes de enfermedad,
- documentos médicos,
- información privada sobre el empleado, como perfiles en redes sociales,
- horarios de turnos,
- notas de rendimiento del empresario, etc.
Derechos y obligaciones
En principio, el empresario no tiene obligación de conservar los expedientes personales. Sin embargo, las empresas suelen mantener un expediente de sus empleados, ya que ello redunda en interés de ambas partes. Esta circunstancia plantea, por tanto, la cuestión de la protección de datos y la conservación de los expedientes.
Conservación
El empresario debe conservar cuidadosamente todos los expedientes en el marco del deber de diligencia. Sólo el empresario y el personal de RRHH autorizado pueden manipular o gestionar los expedientes personales. Por consiguiente, un tercero no puede ver ni gestionar los expedientes de un empleado. Además, los expedientes personales no pueden hacerse públicos.
Para que todos los expedientes personales estén disponibles rápidamente, el empresario puede reunirlos y almacenarlos en un solo lugar. Es importante que el lugar de almacenamiento pueda cerrarse de forma segura, ya que estos expedientes personales deben estar protegidos del acceso de terceros de acuerdo con las leyes de protección de datos.
Para garantizar un almacenamiento óptimo, los expedientes personales pueden guardarse de forma segura en formato digital utilizando software especializado, como el software de RRHH. Estos programas ofrecen muchas ventajas, como
- Almacenamiento: no se necesita espacio de almacenamiento, ya que suele hacerse a través de la nube.
- Búsqueda por palabra clave: la información individual puede encontrarse en un abrir y cerrar de ojos.
- Movilidad: La información (si se almacena de forma centralizada) no solo está disponible en un dispositivo terminal, sino también desde un smartphone o una tableta.
Protección de datos
Los expedientes de personal contienen información personal. Por ello, los expedientes digitales de personal deben cumplir requisitos especiales en materia de recopilación, tratamiento y uso de datos, regulados por la Ley Federal de Protección de Datos (BDSG). Esto significa, por ejemplo, que el empresario debe obtener el consentimiento expreso del empleado para la recogida, transmisión y almacenamiento de sus datos. Esto también puede adoptar la forma de un acuerdo de empresa que, en consulta con el comité de empresa, prevea la implantación e introducción de un expediente de personal electrónico para todos los empleados.
El tratamiento de datos también debe realizarse con un fin específico para cumplir los principios de protección de datos. Según el artículo 26 (1) de la BDSG (nueva), los expedientes personales sólo pueden tratarse para fines específicos de la relación laboral, es decir, para
- el establecimiento de una relación laboral
- una vez establecida la relación laboral, para su ejecución,
- la finalización de la relación laboral
- el ejercicio o cumplimiento de los derechos y obligaciones de los representantes de los trabajadores derivados de una ley o un convenio colectivo, un acuerdo de obra o servicio,
- la infracción penal de un trabajador.
Si ya no existe una finalidad para su conservación, los documentos deben eliminarse.
No obstante, deben respetarse determinados periodos de conservación, por ejemplo, los documentos contables sobre los pagos salariales, los expedientes creados de conformidad con la Ley de Horas de Trabajo o la Ley de Protección de la Maternidad.
¿Quién puede consultar los expedientes personales?
Según la Ley Constitucional Federal, todo trabajador tiene derecho a consultar su expediente personal en cualquier momento y por cualquier motivo. Por tanto, es aconsejable que los trabajadores hagan uso regular de este derecho para evitar problemas posteriores. Los empleados pueden leer su expediente personal, tomar notas o hacer fotocopias de determinados documentos.
Los trabajadores también tienen la posibilidad de comentar el contenido de su expediente personal. Pueden redactar declaraciones (por escrito) que pueden adjuntarse al expediente personal en un lugar adecuado. También pueden solicitar que se elimine información incorrecta de su expediente personal. Esto se aplica, por ejemplo, a las alegaciones de hechos que podrían poner en peligro la carrera del empleado. Si el empresario no cumple o no cumple lo suficiente, el empleado también puede hacer valer su derecho a modificación o supresión ante los tribunales.
Los datos de un expediente personal deben estar protegidos de forma segura y sólo pueden ser vistos por determinadas personas. Sin embargo, un expediente de personal en papel puede pasar por diferentes manos (responsable de RRHH, empresario, gestor de nóminas, etc.), lo que puede ser problemático, ya que pueden acceder fácilmente a los datos personales. Los expedientes de personal digitales que se recopilan y protegen en una ubicación centralizada pueden sortear fácilmente este problema, ya que cada expediente individual de los empleados está encriptado.
Y tú, ¿ya utilizas un software de RRHH para almacenar tus archivos de personal? Háganoslo saber en el cuadro de comentarios.
Artículo traducido del alemán