Optimice sus charlas de oficina: El papel del SIRH en el proceso de comunicación
Hoy puede estar hablando con un amigo, enviando un correo electrónico a un colega sobre un próximo proyecto u organizando la estrategia de un departamento. Todo ello requiere una buena comunicación.
La comunicación es una parte esencial del mantenimiento de una empresa, entre otras tareas clásicas de RRHH. Es posible que su empresa ya disponga de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH ) que le ayude a organizar estas funciones básicas de RR.HH., pero ¿cómo ayuda a la comunicación?
En este artículo, Appvizer te contará todo lo que necesitas saber sobre el proceso de comunicación, por qué es importante en el lugar de trabajo y el papel que desempeña el SIRH en él.
Con todo esto en mente, estarás en camino de optimizar las conexiones que se producen en tu empresa.
¿Cómo es el proceso de comunicación de RR.HH.?
Puede que no nos demos cuenta, pero el proceso de comunicación está profundamente arraigado en la mayoría de las funciones que realizan los Recursos Humanos. Esto se presenta en una variedad de formas diferentes.
La comunicación es un factor clave en la organización de una empresa y de sus empleados. Se puede ver su uso en todas las etapas del ciclo de vida de un empleado.
Por ejemplo, al principio del proceso de contratación, saber comunicarse eficazmente ayuda a crear descripciones detalladas de los puestos para atraer a los mejores candidatos. A continuación, una buena comunicación es esencial durante el proceso de entrevista, cuando se determina quién es el adecuado para el puesto.
Este proceso de comunicación continúa en otras etapas, como la incorporación del empleado, la gestión del rendimiento e incluso el despido.
Pero eso no es todo en lo que se centra RRHH. Hay muchas más funciones que requieren este tipo de comunicación, entre las que se incluyen:
- preparar a los empleados para los cambios en toda la empresa,
- poner al día a los empleados sobre las nuevas políticas laborales,
- desarrollar procedimientos de seguridad,
- resolver disputas entre empleados,
- informar a los empleados de próximos eventos o proyectos.
Comunicación unidireccional y bidireccional
La comunicación que tiene lugar dentro de una empresa no siempre es unilateral. Por supuesto, muchas de las funciones de recursos humanos que hemos visto anteriormente implican una comunicación directa. Por lo general, se trata de informar a un empleado de alguna información nueva o de indicarle que realice algún tipo de tarea.
Pero no sólo hablamos con paredes que no responden.
Los empleados están obligados a responder de vez en cuando con sus propias preguntas, opiniones y comentarios.
La comunicación bidireccional permite expresar quejas, colaborar en misiones y proyectos, y escuchar eficazmente la comunicación descendente o ascendente. Este tipo de comunicación es vital para trabajar el compromiso de los empleados y mejorar la productividad de los trabajadores.
Ojo: esto sólo funciona si la comunicación de los empleados se tiene en cuenta y se actúa en consecuencia.
¿Por qué es tan importante la comunicación en el lugar de trabajo?
La comunicación eficaz es una parte esencial de nuestra vida cotidiana, al igual que en el lugar de trabajo.
Sin una buena capacidad de comunicación entre empleados, equipos o departamentos, el buen funcionamiento y el éxito de su empresa son más difíciles de mantener. Sobre todo porque una mala comunicación puede dar lugar a disputas, malentendidos entre compañeros, etc.
Responder adecuadamente a este tipo de malentendidos es fundamental para mejorar los efectos de la mala comunicación. Hablando con los compañeros y entendiendo lo que está pasando, a menudo se puede llegar a la raíz de los problemas.
¿Qué impidió a este empleado comprender la tarea? ¿Por qué el proceso no salió como estaba previsto? Comunicarse con claridad en el lugar de trabajo puede ayudarle a :
- comprender la posición de los demás
- mejorar los procesos o procedimientos mal entendidos
- disminuir los posibles puntos de frustración
Por otra parte, centrarse en comunicarse eficazmente con sus empleados puede tener un gran impacto en su compromiso. Podrá comprender mejor sus motivaciones, habilidades y talentos, ayudándoles a desarrollarse en áreas clave.
En otras palabras, les ayudará a ser más eficientes en su trabajo y a que su empresa alcance sus objetivos con mayor eficacia.
Una comunicación activa y eficaz también puede mejorar las relaciones entre compañeros. Como es lógico, esto puede mejorar la satisfacción de los trabajadores, la colaboración general y la moral.
Comprender las ventajas y el papel del SIRH en el proceso de comunicación
¿Qué sabemos hasta ahora? Sabemos que la comunicación es una habilidad que afecta a casi todos los aspectos de los recursos humanos y del lugar de trabajo en su conjunto. También sabemos que las habilidades de comunicación eficaces en el lugar de trabajo son esenciales para el éxito de una empresa y de sus empleados.
Ahora, es el momento de explorar el papel de los sistemas de información de recursos humanos en el proceso de comunicación. Básicamente, ¿cómo puede ser beneficioso para la comunicación en el lugar de trabajo?
Conceptos básicos de un SIRH
Es probable que si trabajas en RRHH, ya conozcas bien los diferentes programas informáticos de RRHH.
Para los que no, un SIRH es un conjunto o colección de herramientas digitales que organizan, automatizan y estructuran las tareas básicas de recursos humanos. Los sistemas de información de RR.HH. son especialmente útiles porque contienen datos en un área centralizada para manejar de forma eficiente la información de los empleados y ayudar a completar las funciones diarias de RR.HH.
Aunque no todos los SIRH están construidos con las mismas características, se pueden encontrar algunos que tienen funcionalidades similares, como por ejemplo
- Recopilación de información básica de RRHH
- Herramientas para la contratación y la incorporación
- Gestión de empleados (prestaciones, permisos, nóminas, etc.)
- Formación y desarrollo de los empleados
- Gestión del rendimiento de los empleados
Recuerde: asegúrese de elegir un SIRH que tenga las funciones específicas que su empresa necesita para maximizar el impacto que puede lograr.
Mensajería virtualmente accesible
Los sistemas de información de RRHH tienen muchas capacidades para ayudar a la comunicación con los empleados. Si su SIRH incluye opciones de mensajería, podrá hacer que esta forma de comunicación sea muy sencilla para los empleados.
La ventaja de tener mensajería virtual centralizada significa que la comunicación será mucho más fácil entre los empleados. Un empleado puede tener una conversación rápida e individual con un responsable para aclarar una confusión sobre una tarea o hacer una pregunta rápida de seguimiento.
Todo ello mientras está disponible en múltiples dispositivos, para que pueda acceder a él siempre que lo necesite.
La mensajería entre equipos o departamentos puede ser igual de importante para anunciar próximos eventos, proyectos o plazos. La mensajería de grupo se puede utilizar para aumentar las líneas directas de comunicación sin tener que CC constantemente a todo el mundo.
Muchas de estas comunicaciones, si se mantienen claras y concisas, no requieren largas reuniones. Aunque hay momentos que requieren una experiencia más personal, lo que permite transmitir más fácilmente el tono y el significado.
Las opciones de mensajería de los sistemas de RR.HH. suelen ser más eficaces que ir a buscar a la persona con la que necesitas hablar. A pesar de ello, recuerde utilizar su mejor criterio si es necesario tratar un tema más delicado o complejo.
Comunicaciones a distancia mejoradas
La mensajería y la comunicación no tienen por qué ser una experiencia puramente en la oficina. En un mundo en el que el trabajo remoto y la comunicación virtual están siempre presentes, las implementaciones de mensajería del SIRH pueden ser un salvavidas.
Una gran distancia o diferencia horaria puede dificultar una conversación eficaz. Al mantener una línea de comunicación directa, puede asegurarse de que su empresa recibe información actualizada y aportaciones desde múltiples ubicaciones.
Comunicarse con empleados o miembros del equipo que trabajan a distancia, en otros estados o incluso en otros países es un paso necesario para garantizar una colaboración eficaz.
Opciones de autoservicio
El autoservicio del empleado es un aspecto interesante de un SIRH que en realidad disminuye la comunicación en lugar de aumentarla. En este caso, ¡eso es positivo!
Las opciones de autoservicio se presentan de muchas formas cuando se trata de un SIRH. Los empleados pueden utilizar el sistema para gestionar aspectos específicos de su trabajo y para acceder a información personal.
Esto significa que pueden solicitar o modificar permisos y ausencias, ver y realizar los cambios necesarios en la información personal, etc. También permite a los empleados gestionar y consultar sus prestaciones, un plan 401(k) o cualquier otro documento del empleado que la empresa ponga a su disposición.
Incluso es posible dar acceso a documentos de formación o desarrollo. Esto resulta útil cuando los empleados necesitan completar certificados específicos, formación sobre seguridad, etc.
Pero, ¿por qué es bueno para la comunicación? En esta situación, un SIRH reduce la comunicación innecesaria entre RRHH y otros empleados, ahorrando tiempo y aumentando la productividad para todos.
De esta forma, en lugar de acudir a RRHH la próxima vez que los empleados necesiten algún trámite, pueden acceder directamente a sus documentos, aumentando su propio compromiso y autonomía.
Transparencia empresarial
Ser claro y transparente en las comunicaciones de la empresa es esencial para gestionar adecuadamente la información que se da a los empleados. Esto puede incluir comunicaciones como
- nuevas políticas,
- informes analíticos,
- cambios en los beneficios,
- cambios de procedimiento,
- reestructuración de la empresa,
- acciones urgentes o emergencias.
De forma similar a las opciones de autoservicio, los empleados pueden acceder fácilmente a cualquier archivo o aviso que la empresa envíe. Comunicarse directamente con los empleados a través del SIRH puede disminuir posibles malentendidos o problemas. Especialmente los que surgen de cambios en la empresa que carecen de la documentación y la comunicación adecuadas.
Pero eso no es todo. Aunque reducir los problemas y los malentendidos es el objetivo principal, una mayor transparencia de la empresa puede tener otros beneficios.
Cuando los empresarios comunican los cambios, se aseguran de que los empleados sepan que la empresa no oculta nada. Los empleados adquieren más confianza en la empresa y, al mismo tiempo, comprenden mejor cualquier modificación que se produzca.
Comentarios y evaluaciones
Algunas soluciones SIRH también son capaces de gestionar el rendimiento de los empleados. Cuando llega el momento de la revisión de los empleados, es vital que exista una comunicación eficaz entre los empleados y los responsables de RR.HH. o de los equipos.
Dar feedback sobre el rendimiento laboral o proporcionar resultados a las evaluaciones puede comunicarse fácilmente a través de un SIRH. Al proporcionar a los empleados documentación detallada, puede ayudarles a saber en qué necesitan mejorar o a elogiar lo que están haciendo correctamente.
De este modo, los empleados pueden planificar personalmente o realizar un seguimiento de sus objetivos de desarrollo, lo que les permitirá realizar sus tareas con mayor eficacia en el futuro.
Reflexiones finales
La comunicación desempeña un papel importante en muchas actividades empresariales cotidianas. Ya se trate de la incorporación de un nuevo empleado, de informar a alguien sobre una nueva política o de cualquier otra cosa, tener una comunicación clara tendrá un beneficio positivo.
Esto puede hacer que el equipo esté más cohesionado y sea más productivo, que ciertas tareas sean más eficientes y, al mismo tiempo, reducir errores o malentendidos no deseados.
Los sistemas HRIS tienen su propio papel que desempeñar en la simplificación de muchas de esas áreas de comunicación.
Puede mejorar la colaboración y la comunicación a través de mensajes, ahorrar tiempo a la vez que aumenta la productividad mediante el autoservicio, y ayudar a las empresas a intercambiar más eficazmente con sus empleados.
Experimente usted mismo las mejoras y ponga un sistema de información de recursos humanos a trabajar para el proceso de comunicación de su empresa.
Artículo traducido del inglés